Cómo dominar la administración de cambios

A medida que una empresa crece en tamaño y complejidad, ocurre lo mismo con la naturaleza de los problemas que sufren sus clientes. A causa de esto, las empresas modernas necesitan evaluar y actualizar constantemente las herramientas, los procesos y los sistemas que utilizan para resolver los problemas de los clientes.

Tanto si lo que quiere una empresa es ampliar sus soluciones de atención al cliente, para utilizar plataformas de colaboración en rápido crecimiento como Slack, como si desea añadir a sus flujos de trabajo el desvío basado en habilidades, es fundamental asegurarse de que los equipos puedan añadir rápidamente nuevas funciones sin temor a alterar los sistemas existentes. Para hacer esto correctamente, las empresas tienen que cambiar las buenas prácticas de gestión.

La administración de cambios es un método estructurado diseñado para organizar a las personas, los procesos y la tecnología de forma que los cambios se implementen sin dificultades en la empresa. Cuando se ejecuta correctamente, la implementación metódica de la administración de cambios ayuda a garantizar una transición perfecta y eficiente de lo antiguo a lo nuevo, incluso en las organizaciones más grandes.

La administración de cambios es una disciplina con una importancia única para las corporaciones. Para las empresas que operan a gran escala, algo tan sencillo como una configuración nueva para su software de soporte podría producir consecuencias indeseadas en varios equipos, funciones y regiones geográficas. Es importante que las organizaciones puedan innovar ágilmente y adoptar funciones y soluciones nuevas, pero sin que ello conlleve crear un caos.

Lo bueno es que con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, las empresas no deben temer al cambio. Cuando se realizan correctamente, los cambios son una experiencia positiva tanto para las empresas como para los clientes. Estas son algunas sugerencias que pueden ayudar a cualquier organización a realizar cambios:

Hazte las preguntas difíciles al principio

El primer paso para ejecutar un cambio a cualquier escala dentro de una organización consiste en hacer una evaluación precisa de dónde se encuentra la empresa en el presente y dónde quiere llegar en el futuro, así como en definir una serie de objetivos que sirvan para medir los avances realizados.

Antes de emprender cualquier cambio, le corresponde a la empresa evaluar su solución actual y la experiencia que facilita a sus clientes. Para empezar, es importante comprender cómo y por qué se ha implementado la solución actual, a qué medios técnicos se ha tenido que renunciar, qué ha funcionado bien y qué dificultades está generando el cambio.

Esta también es una buena oportunidad para evaluar qué proveedores está utilizando una empresa y comenzar a elaborar un plan para poner en marcha los cambios en la organización una vez que se han implementado.

Involucra a las personas adecuadas

Cuando llegue el momento preciso de iniciar el proceso de cambios, es importante que las empresas entiendan su impacto en el personal de la organización. Entre otras cosas, conviene involucrar a los grupos adecuados desde un principio, se debe ganar la confianza de las personas clave para conseguir su colaboración, hay que definir un plan claro para comunicar los cambios a la organización y también es necesario contar con una hoja de ruta para que la organización se integre en los flujos de trabajo nuevos.

Más información sobre cómo dar comienzo a un proceso de administración de cambios.

Plantéate utilizar un sandbox

La mayoría de las empresas medianas y grandes cuentan con instalaciones y configuraciones personalizadas en sus sistemas internos. Con tantas variables y dependencias internas, no es raro causar estragos incluso en las maquinarias mejor engrasadas cuando se prueban e implementan soluciones nuevas.

Una de las herramientas más potentes para las empresas que buscan una manera segura y eficaz de realizar cambios en sus flujos de trabajo son los entornos de sandbox.

Un sandbox es un entorno de prueba separado de un entorno real en el que las empresas pueden duplicar todos sus sistemas, o solo parte de ellos, incluyendo automatizaciones, metadatos e información de los clientes. Los sandboxes permiten a las empresas experimentar con cambios en sus sistemas dentro de un entorno controlado antes de exponer a los clientes o la organización en su conjunto a dichos cambios.

Al trabajar dentro de un sandbox, se elimina gran parte del riesgo que supone implementar los cambios en los sistemas existentes. Los sandboxes son una manera ideal de experimentar e innovar causando el menor número de trastornos posible y limitando el riesgo operativo para el entorno de producción actual.

Los sandboxes también permiten a las empresas someter sus cambios a pruebas rigurosas antes de introducirlos. Puesto que los sandboxes son una réplica del entorno real de una empresa, permiten que los desarrolladores entiendan todo lo que va a suceder cuando los cambios se apliquen a los sistemas reales.

Conclusión

Un método disciplinado en la administración de cambios puede ayudar a las empresas de todos los tamaños a facilitar hasta las transiciones más complejas con plena confianza. Al dedicar un tiempo a alinear al personal, los procesos y la tecnología con sus objetivos de negocio, las organizaciones pueden aumentar la adopción de nuevos flujos de trabajo y nuevas soluciones, de modo que tanto las personas clave dentro de la empresa como los clientes se sientan más satisfechos.

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