¿Qué es la gestión de la plantilla?
La gestión de la plantilla (WFM) es un conjunto de procesos y tecnologías que una empresa puede utilizar para gestionar empleados y recursos, optimizar la productividad y garantizar que la organización cumpla las leyes y normativas. El objetivo general de la WFM es crear la mayor eficiencia posible.
Mucha gente puede dar fe de haber cocinado una receta familiar con nostalgia y descubrir que no es exactamente como la hacía su abuela. Se han dado cuenta más tarde de que le falta el ingrediente secreto, ya sea una pizca de nuez moscada, un poco de ralladura de limón o una lata extra de crema de champiñones, lo que hace que ese plato sea tan especial.
Para una empresa, la gestión de la plantilla puede ser ese ingrediente secreto el que transforme las operaciones de satisfactorias en espectaculares.
La WFM se centra en tareas como la programación de horarios de los empleados, la gestión de nóminas y el desarrollo de objetivos a corto y largo plazo, y repercute en la experiencia general del empleado. Sigue leyendo para saber cómo puedes añadir la gestión de la plantilla a la receta del éxito de su organización.
- ¿Por qué es importante la gestión de la plantilla?
- Beneficios de la gestión de la plantilla
- Componentes de la gestión de la plantilla
- Desafíos de la gestión de la plantilla
- Ejemplo de gestión de la plantilla
- Preguntas frecuentes
- Mejora la WFM con Zendesk y Tymeshift
¿Por qué es importante la gestión de la plantilla?
La gestión de la plantilla es importante porque puede ayudar a agilizar la programación de los empleados, las iniciativas futuras y la elaboración de presupuestos, actuando como el ingrediente clave que impulsa a las organizaciones a ser lo más eficientes posible.
Con una buena estrategia de WFM, las empresas pueden tomar medidas a corto plazo que aumenten la productividad de inmediato, como el cumplimiento de los horarios, la programación automática y la previsión de la carga de trabajo basada en inteligencia artificial, cosas que facilitan el trabajo de los directivos y mantienen a los empleados en el buen camino. Además, la WFM puede contribuir al establecimiento de objetivos y mejoras a largo plazo con estrategias que ofrecen datos históricos sobre el rendimiento de tus equipos.
Ventajas de la gestión de la plantilla
La gestión de la plantilla puede ayudar a las organizaciones de varias maneras. A continuación, se enumeran algunas de las principales ventajas por las que las empresas implantan procesos de WFM.
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Reducción de costes
La nómina es un gasto importante para la mayoría de las empresas. Cuando las empresas hacen un buen uso de su dinero, pueden reducir costes innecesarios. Mediante una programación precisa de los empleados y una previsión exacta de la mano de obra, las organizaciones pueden limitar el exceso de personal y de horas extraordinarias y garantizar que cada empleado trabaje con la mayor eficacia posible.
Planificación estratégica
Un buen sistema de gestión de la plantilla permite conocer las tendencias empresariales y los análisis de rendimiento, proporcionando un trampolín para optimizar las estrategias. Con la WFM, las empresas pueden asegurarse de que tienen el número correcto de empleados trabajando en el momento adecuado, analizar las tendencias de la empresa relacionadas con el rendimiento (como los ingresos por empleado) y basarse en otros datos para crear mejoras a largo plazo. Además, las empresas pueden aprovechar los principios de la WFM para planificar las jubilaciones y las renuncias, de modo que siempre dispongan de un flujo de los mejores talentos.
Mejora de la productividad
Los principios de WFM, como la asignación de personal y la supervisión del rendimiento, pueden optimizar la productividad y garantizar que los empleados desempeñan la función de acuerdo con sus capacidades. Y, si un empleado no está trabajando con eficacia, los directivos pueden identificar fácilmente oportunidades de formación u otras funciones que puedan encajar mejor con el empleado. Además, los empresarios pueden comparar las métricas de rendimiento de todo el equipo con las de empresas similares para determinar si necesitan ajustar sus procesos.
Mayor satisfacción del cliente
La gestión de la plantilla promueve cargas de trabajo equilibradas y horarios coherentes mediante procesos como las previsiones de dotación de personal, que garantizan que los miembros del equipo conozcan con suficiente antelación su futuro horario de trabajo y que siempre haya suficientes trabajadores en un turno determinado. Esto aporta previsibilidad a las vidas de los empleados, lo que les permite lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, al tiempo que reduce potencialmente el agotamiento.
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Componentes de la gestión de la plantilla
Cada empresa es única y no hay dos procesos de gestión de la plantilla idénticos. Sin embargo, hay algunos componentes básicos que deben incluir las soluciones de la WFM.
Previsión y programación del personal
Las empresas necesitan predecir con exactitud las necesidades futuras de mano de obra: un número excesivo de empleados a la vez supone un despilfarro de los presupuestos de mano de obra, mientras que un número insuficiente puede afectar a la eficacia y a los niveles de servicio al cliente. Se trata de un requisito universal para el éxito de las operaciones, independientemente de que las empresas apliquen una WFM general, gestión de la plantilla del centro de llamadas o un enfoque específico de otro sector.
Sin embargo, encontrar ese punto óptimo de programación puede ser difícil, ya que las tendencias organizativas, los niveles de cualificación de los empleados y los cambios en las preferencias de los consumidores son factores comunes que pueden influir en las necesidades de personal. Con la gestión de la mano de obra, las empresas pueden crear calendarios precisos una y otra vez y encontrar el equilibrio perfecto entre eficiencia y optimización de los costes laborales.
Seguimiento de tiempo y asistencia
El seguimiento de tiempo y la asistencia, control y registro de las horas de los empleados, el tiempo libre y, en algunos casos, su productividad es crucial tanto para los equipos por horas como para los asalariados. Estos datos son esenciales para calcular las nóminas, optimizar la eficiencia y cumplir las leyes y normativas laborales. Además, los equipos pueden utilizar el control del tiempo de WFM para mejorar la gestión de la experiencia de los empleados y garantizar que el control de las horas trabajadas sea siempre precisa.
Gestión de equipos en tiempo real
La gestión de equipos en tiempo real permite a las empresas controlar los horarios de los empleados y la demanda de los clientes cada hora. Esto permite a los equipos realizar ajustes sobre la marcha en los calendarios y los recursos para que las operaciones se desarrollen con la mayor eficacia posible. Este componente clave de la WFM también puede poner de relieve las oportunidades de formación y las mejoras de los procesos para que las empresas funcionen siempre al máximo nivel.
Informes y análisis
La gestión de la plantilla puede ayudar a las empresas a tomar decisiones estratégicas basadas en datos gracias a las funciones de elaboración de informes y análisis. Con la ayuda del software de WFM, las organizaciones pueden recopilar información sobre el rendimiento de los empleados, la asistencia, los índices de rotación y otras métricas importantes como los ingresos por empleado y el tiempo necesario para completar el trabajo. Con estos datos, los equipos pueden identificar áreas de mejora, aplicar estrategias y fijar objetivos a largo plazo.
Retos de la gestión de la plantilla
Gestionar eficazmente una plantilla no siempre es fácil. He aquí algunos retos a los te enfrentarás a la hora de llevar a cabo la WFM.
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Comunicación eficaz
Una comunicación fiable puede hacer o deshacer una organización. Para que las empresas tengan éxito, todos los empleados deben alinearse con las políticas de WFM y las iniciativas de la empresa. Es más fácil decirlo que hacerlo, y puede resultar difícil lograr una comunicación eficaz en toda la empresa sin un proceso concreto, especialmente en la era del trabajo a distancia.
Consejo clave: Las estrategias y herramientas eficaces de la WFM son cruciales para fomentar la colaboración, superar las diferencias interdepartamentales y garantizar que todo el personal esté en sintonía.
Escasez de personal y talento
La eficacia y la rentabilidad de las empresas dependen de la calidad de su mano de obra. Si una organización experimenta un descenso en la calidad de la mano de obra, como escasez de personal y de talento, puede interrumpir las operaciones, afectar al rendimiento y crear empleados con exceso de trabajo e ineficaces. Esto puede ocurrir cuando una empresa carece de un plan de contratación claro, de un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal o de oportunidades de crecimiento, cosas que los mejores empleados necesitan para sentirse realizados.
Consejo clave: Las empresas necesitan desarrollar estrategias de WFM para formar, capacitar y retener a los mejores talentos y disponer de los sistemas adecuados para una transición fluida si esos talentos se marchan.
Tendencias y tecnologías emergentes
Estar al día de las tendencias, como la automatización, los chatbots de inteligencia artificial, la analítica avanzada y el software de experiencia del empleado, es crucial para que las empresas sigan siendo relevantes en el mercado. Si las empresas no evolucionan constantemente y se mantienen al día de las nuevas tecnologías y procesos para optimizar sus operaciones, pueden quedar rápidamente rezagadas frente a la competencia.
Consejo clave: Unos procesos de la WFM de calidad pueden garantizar que las organizaciones estén siempre al tanto de las nuevas tendencias y tecnologías que repercuten positivamente en la eficiencia.
Ejemplo de gestión de personal
Ve cómo una empresa utiliza el software de Tymeshift para la WFM como ingrediente secreto para mejorar sus operaciones.
Peek
Peek, una plataforma de reservas en línea de excursiones y actividades, utiliza Tymeshift para unificar y agilizar sus tareas de WFM.
Antes de utilizar Tymeshift, Peek compilaba los datos en hojas de cálculo, introduciendo manualmente las cifras de rendimiento y las tendencias de los empleados, una tarea que llevaba muchísimo tiempo. Debido a su falta de organización en la recopilación de datos, la empresa solía tener procesos de programación de personal imprecisos.
Tras el cambio a Tymeshift, la productividad de WFM se disparó. Erik Jansen, supervisor del equipo de asistencia de Peek, afirma: "Antes de Tymeshift, solía hacer unas 15 horas de WFM. Creo que lo he reducido a una hora al día".
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Preguntas frecuentes
Por último, he aquí algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de la plantilla.
Mejora la WFM con Zendesk y Tymeshift
La gestión de la plantilla es una estrategia empresarial crucial que lo abarca todo, desde la programación de los empleados hasta la planificación de iniciativas futuras. Las organizaciones que saben poner este ingrediente secreto en la receta del éxito de su organización pueden soportar las horas de mayor trabajo en el servicio al cliente y garantizar la rentabilidad a largo plazo.
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