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Plantilla de planificación del personal: 7 ejemplos + consejos

Incluso la mejor estrategia puede fracasar sin una lista de control exhaustiva. Echa un vistazo a nuestras siete plantillas de planificación del personal para perfeccionar tu estrategia organizativa.

Por Hannah Wren, Redactor en plantilla

Última actualización el 26 de marzo de 2024

Lista de control para la planificación del personal
Ilustración de una mujer joven apoyada despreocupadamente en una roca verde

¿Qué es una plantilla de planificación del personal?

Una plantilla de planificación del personal es una guía que ayuda a una empresa a alinear su personal con sus metas y objetivos futuros. Mediante preguntas y pasos estratégicos, una organización puede evaluar la situación actual de sus empleados e identificar oportunidades de formación, contratación, planificación de la sucesión, etc.

En la Liga Nacional de Fútbol Americano (NFL), los equipos no ganan la Super Bowl por casualidad.

Es cierto que hay jugadores estrella y líneas ofensivas potentes, pero los campeonatos se ganan con equipos completos y fijando objetivos y estrategias para el día del partido, todo lo cual requiere mucha previsión, planificación y trabajo duro.

Las organizaciones de éxito reclutan y desarrollan nuevos talentos, fichan a jugadores de impacto a través de traspasos y como agentes libres y empiezan a mirar hacia el futuro cuando los jugadores estrella se acercan a la jubilación. Las franquicias campeonas siguen un marco probado, que puedes emular en tus operaciones.

Las plantillas de planificación del personal preparan a las empresas para el éxito, al alinear los objetivos organizativos con las necesidades empresariales. Estas plantillas pueden ayudar con las iniciativas de planificación de la jubilación, identificar las carencias de habilidades individuales y departamentales y arrojar luz sobre las métricas de servicio al cliente. Sigue leyendo para saber cómo puedes crear una dinastía organizativa con plantillas de planificación del personal.

Otros temas tratados en esta guía:

¿Por qué necesitas una plantilla de planificación del personal?

Una empresa debe utilizar plantillas de planificación del personal porque proporcionan un marco para el éxito de la organización.

Al fin y al cabo, el éxito de una empresa depende de su equipo, por lo que es fundamental vigilar la productividad de los agentes, la competencia del personal y los futuros niveles de dotación de personal. Las plantillas de planificación del personal pueden ayudar en varias áreas clave:

  • Planificación de nuevas contrataciones: cuando las organizaciones identifican futuras carencias de talento, pueden planificar y desplegar iniciativas de contratación para ayudar a evitar la rotación de personal y mantener un número óptimo de empleados.
  • Oportunidades de formación: las plantillas pueden identificar dónde se necesitan mejoras para fomentar el desarrollo profesional y garantizar que el personal del equipo prospere constantemente.
  • Dimisiones y jubilaciones: con un plan adecuado, las organizaciones pueden combatir las dimisiones planificadas identificando a los sucesores y aplicando planes de transición, reduciendo así el impacto de la pérdida de talento.
  • Planificación organizativa: cuando los directivos de personal piensan a largo plazo con plantillas de planificación del personal, pueden adelantarse a las tendencias del sector y mantener su fortaleza en el mercado.

7 plantillas de planificación del personal

Veamos ahora siete plantillas de planificación que pueden ayudarte con tu estrategia de personal.

1. Plantilla de planificación estratégica del personal

La mejor para la planificación inicial del personal

Al crear por primera vez un plan de personal, debes evaluar tu organización desde todos los ángulos. Nuestra plantilla de planificación estratégica del personal ofrece una visión general de alto nivel de tus objetivos, necesidades de personal y requisitos de formación actuales y futuros. A partir de aquí, puedes construir una dirección estratégica y poner en marcha iniciativas para mejorar tu organización y fomentar una experiencia de empleado moderna.

una plantilla para llevar a cabo la planificación estratégica del personal.

2. Plantilla de plan de desarrollo del personal

La mejor para el desarrollo de los empleados

Para seguir siendo competitivas en el mercado, las empresas deben invertir en sus empleados. Utiliza esta plantilla para evaluar a los distintos miembros del personal y hacerte una idea de sus objetivos profesionales y de las medidas de formación o acción que deberán adoptar. Este plan de desarrollo también puede desempeñar un papel útil en la retención y la identificación de nuevos conjuntos de habilidades y para trazar el recorrido de la experiencia de empleado.

una plantilla para abordar el desarrollo del personal.

3. Plantilla de análisis de carencias del personal

La mejor para identificar oportunidades de formación para los empleados y equipos

Con esta plantilla, las empresas pueden identificar las lagunas y carencias en los niveles de cualificación de los empleados y de la organización. La plantilla incluye espacio para el nivel de competencias deseado, planes de acción para mejoras y cronogramas. Cuando una empresa conoce las habilidades y carencias de sus empleados, puede emprender ejercicios de formación y complementación de productos para ayudarlos a desempeñar sus funciones con mayor eficacia.

una plantilla para el análisis de las carencias del personal

4. Plantilla de plan de transición del personal

La mejor para jubilaciones previstas y otros cambios de roles planificados

El cambio del personal es inevitable. Las organizaciones deben planificar adecuadamente las jubilaciones y las dimisiones, especialmente para los roles de alto nivel. Con listas de control y fechas de transición, esta plantilla puede ayudar a una empresa a planificar futuros cambios de roles para garantizar que los empleados entrantes encajen a la perfección en sus nuevos roles.

una plantilla para crear planes de transición del personal

5. Plantilla de previsión del personal

La mejor para prever las futuras necesidades de personal

Las empresas tienen que planificar las tendencias internas y externas que afectarán a sus operaciones cotidianas en el futuro. Esta plantilla incluye entradas y preguntas que te permiten analizar exhaustivamente la demografía y la situación del personal. Hacerlo puede ayudarte a crear planes de acción y programas de formación efectivos para ti y tus empleados.

una plantilla para realizar previsiones de personal.

6. Plantilla de análisis individual del personal

La mejor para analizar al personal a un nivel más individual

Utiliza la plantilla de análisis individual del personal para evaluar a tu personal como una suma de sus partes. Introduce la información de los empleados para ver una comparación por equipos y departamentos en cuanto a experiencia, nivel de cualificación, salario, etc. Este proceso puede poner de relieve áreas de mejora y ayudar a las empresas a establecer nuevos objetivos estratégicos y a poner en marcha iniciativas de desarrollo de los empleados, factores que pueden mejorar su compromiso.

una plantilla para realizar análisis individuales del personal.

7. Plantilla de personal de servicio al cliente

La mejor para examinar los niveles de servicio al cliente por departamentos

Ofrecer una experiencia del cliente (CX) excepcional debería ser una de las prioridades de toda empresa. La forma en que tratas y atiendes a los clientes influye directamente en el éxito que tendrás en la captación de nuevos negocios y el establecimiento de relaciones a largo plazo. Nuestra plantilla de personal de servicio al cliente contiene entradas para analizar las seis métricas de servicio al cliente que todo equipo de asistencia debe vigilar.

una plantilla para realizar el análisis del personal de servicio al cliente.

Cómo introducir una plantilla de planificación del personal en tu equipo

La creación de una plantilla de planificación del personal eficaz es solo la mitad de la historia. Asegúrate de que tu organización se compromete con la nueva estrategia, para que las operaciones se desarrollen según lo previsto. Estas son algunas formas de hacerlo.

Crea una visión unificada

Cada integrante del equipo debe alinearse con tu plantilla de planificación del personal. Compártela con las principales partes interesadas —como directivos, profesionales de RR. HH., jefes de departamento, tu help desk de uso interno colectivo y otros miembros relevantes de tu organización—, para que todos conozcan el propósito de tu nueva estrategia. Podrás garantizar una implantación sin problemas cuando todos los empleados estén alineados y comprendan sus roles en el plan de personal.

Establece criterios de éxito

Las plantillas de planificación del personal pueden generar un éxito organizativo, pero su efectividad depende de tus propios puntos de referencia. No te limites a introducir una nueva plantilla, introdúcela con indicadores clave de rendimiento (KPI) y unos datos de personal claros y medibles. Al definir los objetivos, encauzarás tu organización por el camino correcto para aprovechar al máximo tu nueva estrategia.

Mantén la flexibilidad

El mero hecho de desarrollar una plantilla de planificación del personal no significa que sea la solución definitiva y única de tu estrategia organizativa. A medida que pase el tiempo, comprueba los puntos de referencia establecidos previamente para supervisar tu rendimiento. Si tienes que hacer ajustes en la estrategia, no te sientas encadenado por tu plan actual y revísalo si es necesario.

Explora herramientas externas, como el software de help desk o el software de experiencia de empleado, si crees que mejorarán la productividad de tu organización.

Optimiza la planificación y gestión de tu plantilla con Zendesk y Tymeshift

Las plantillas de planificación del personal pueden ayudarte a establecer una dinastía organizativa, pero son solo una pieza del puzle. La gestión de la plantilla (WFM) es un conjunto de procesos que las empresas utilizan para gestionar a los empleados y los recursos y optimizar la productividad, y las estrategias de WFM pueden orientar tu planificación.

Dicho esto, realizar una WFM puede requerir mucho tiempo, sobre todo si se utilizan hojas de cálculo. Cuando gestionas al personal, llevas a cabo la programación y tienes que comprender la actividad de tus empleados, una herramienta de WFM puede ayudarte; ahí es donde entramos nosotros.

Para ampliar nuestras capacidades de servicio al cliente de primera clase, hemos adquirido Tymeshift, una solución de gestión de la plantilla creada exclusivamente para Zendesk. Con la potencia de ambos productos, puedes crear un ecosistema de gestión de la plantilla y atención al cliente sin fisuras, capaz de optimizar tus operaciones.

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