Software de administración de contactos

Los clientes son la base de cualquier negocio, así que es importante que mantengas su información organizada y que puedas acceder a ella con facilidad. El software moderno de administración de contactos reduce los errores en la entrada de datos, ahorra tiempo y ayuda a tu equipo a obtener información del cliente, organizarla y mantenerla al día.

En esta guía, repasaremos algunas funciones básicas de esta útil tecnología de ventas, exploraremos algunas de las últimas innovaciones y veremos cómo nos pueden ayudar.

• ¿Qué es el software de administración de contactos?
• Las ventajas de la automatización de las bases de datos de contactos
• Características de un administrador de contactos
• Tendencias del software de administración de contactos
• Las diez mejores soluciones de administración de contactos
• Cómo seleccionar el mejor software de administración de contactos para tu empresa
• Preguntas frecuentes
• Prueba de forma gratuita una plataforma de administración de contactos

Una plataforma de administración de contactos es una agenda personalizada en la que las empresas pueden almacenar y organizar la información de los contactos. Algo sencillo, pero importante.

Los datos de contacto incompletos o desorganizados causan problemas enormes y retrasos, y pueden llevarnos a perder oportunidades. Por otro lado, cuando tenemos los datos del cliente de un modo accesible y bien organizado, es fácil hacer búsquedas, actualizar y, lo que es más importante, modificar el volumen del desempeño de ventas.

¿Para qué se utiliza?

Empresas de todo tipo utilizan el software de administración de contactos para organizar sus listas de contactos, actualizarlas y permitir que todos los departamentos puedan acceder a ellas de forma remota.

Es una función muy sencilla. Es por eso que muchos sistemas de administración de contactos ya están integrados en otras soluciones prácticas de software comercial. Por ejemplo, el software de gestión de proyectos y el CRM (gestión de la relación con el cliente).

¿Es lo mismo el CRM que el software de administración de contactos?

En pocas palabras: Una plataforma CRM (gestión de la relación con el cliente) hace lo mismo que las herramientas de administración de contactos, pero con más florituras.

Las CRM pueden analizar los datos del cliente para mejorar la coordinación entre los equipos de ventas, marketing y atención al cliente. Las CRM también incluyen características muy potentes, como la administración de pipelines, la automatización de correos electrónicos y hasta un marcador de llamadas automático para las ventas.

Básicamente, todas las CRM incluyen funciones de administración de contactos, pero no todas las aplicaciones de administración de contactos incluyen funciones CRM.

Si usamos el software adecuado para una base de datos de contactos y lo personalizamos para el proceso de ventas, podemos lograr lo siguiente:

Mejor información sobre el comportamiento del cliente

Las herramientas de administración de contactos nos permiten almacenar más información sobre clientes que una agenda o una hoja de cálculo. Con estas herramientas, podemos ver todo el historial de un cliente, tener notas extensas sobre la interacción que hemos tenido con ellos e identificar fácilmente patrones de compra. Todos estos datos aportan más información sobre clientes actuales y futuros.

Mejor accesibilidad y organización de los datos

Gracias a disponer de datos de contacto organizados, móviles y actualizados, todos los miembros de la empresa podrán tener la tranquilidad de estar consultando los mismos datos. Los equipos pueden trabajar con confianza entre departamentos, sin la sensación de estar perdiendo el tiempo por acceder a los datos del mes pasado.

Mejores resultados de marketing y ventas

No dejes nunca que se te escape un lead por culpa de información perdida, incorrecta o mal gestionada. Cuando los datos de los contactos son actuales y están bien organizados, hay más clientes que pueden pasar por el pipeline de ventas y hacer compras significativas.

Además, un proceso de ventas organizado y basado en tendencias y en información real sobre clientes siempre acaba por suponer un aumento en el número de ventas.

Estas son las mejores herramientas de administración de contactos que puede haber en una CMS.

• Base de datos de contactos:Almacena todos los datos de contacto, lo que incluye el nombre, el correo electrónico, el número de teléfono, la página web, los nombres de usuario en redes sociales, las direcciones, etc.
• Análisis de datos:Etiqueta a los contactos en función de datos demográficos concretos, como la edad, la ubicación, los intereses y el sector; esto te permitirá dirigirte a segmentos específicos dentro de tu grupo de clientes.
• Software de gestión de leads:Captura, rastrea y puntúa a los leads en el momento en que entran en el pipeline, lo que contribuirá a minimizar la pérdida.
• Herramientas de prospección:Automatiza las tareas repetitivas asociadas a la prospección, como la calificación de prospectos, la reserva de reuniones y la búsqueda de datos de contacto.
• Integraciones:Conecta la CMS con la aplicación de ventas y negocio que utilizas, como G Suite, Outlook 365, Zapier, canales en redes sociales, etc.

El entorno tecnológico actual es una fuente inagotable de innovación, y los administradores de contactos no son una excepción. Las siguientes tendencias van a marcar el futuro del software de administración de contactos online.

Automatización

Gracias al avance continuo de la IA, la automatización les va a ahorrar un tiempo muy valioso a los representantes. Gracias a la automatización de tareas, como la generación de perfiles de clientes o el análisis de datos, los equipos podrán centrarse de forma exclusiva en los trabajos que exijan un toque humano.

Experiencia del cliente y personalización

Una experiencia de cliente excepcional es absolutamente imprescindible: el 86 % de los clientes pagarían mas por una mejor experiencia, y las empresas que se propongan mejorar esto pueden esperar un aumento brutal (80 %) en los ingresos.

Es por eso que la funcionalidad de los contactos como parte de una plataforma CRM más grande es tan importante. La CRM es como la administración de contactos dopada: te permite mejorar las interacciones con los clientes a través de la precisión basada en datos.

Un mayor alcance

Gracias a la reciente explosión del comercio electrónico, las empresas tienen una oportunidad sin precedentes de vender y progresar más allá de los mercados locales. Para lograr esto, cada vez es más común que las empresas contraten a trabajadores a distancia.

Con un sistema en la nube compatible con todos los dispositivos y navegadores, podréis acceder a datos de clientes desde cualquier lugar y sin sacrificar la velocidad o la seguridad.

La ampliación de los canales

El uso de redes sociales para la administración de leads y la prospección es una estrategia fantástica para rellenar de forma automática el embudo de ventas. Hoy en día, todo el mundo usa las redes sociales, así que tiene sentido acudir a estas para conocer a nuevos clientes. El mejor software de listas de contacto debería poder navegar por esos canales y obtener datos de ellos mientras los clientes interactúan con las estrategias de marketing.

Experiencias digitales de mejor calidad

El contenido es lo más importante, y los clientes siempre irán al más atractivo y nuevo. Con innovaciones como la realidad virtual y el hardware activado por voz —como Google Home o Amazon Alexa—, los sistemas de contacto pueden mantener su naturaleza abierta y acumular datos de clientes donde sea que estos vayan.

1. Zendesk Sell

Zendesk Sell es una solución de software CRM de ventas que ofrece algunas de las herramientas de administración de contactos más útiles que hay en la actualidad. Sell dispone de acceso móvil y una interfaz de usuario personalizable e intuitiva, así que se puede integrar fácilmente en el flujo de trabajo diario, sin importar donde se encuentre el equipo o qué conocimientos informáticos tenga.

Zendesk Sell mejora la eficacia del personal de ventas, ya que les permite convertir más leads gracias a la venta consultiva y conversacional. Esto significa que los representantes ya no son comerciales, sino asesores. Además, ahorrarán tiempo gracias a la automatización de las tareas diarias repetitivas.

Funciones

• Base de datos de contactos
• Captación de leads
• Gestión de pipelines de ventas
• Software de generación de leads
• Analítica de atención al cliente
• Segmentación
• Herramientas de prospección
• Software de seguimiento de ventas y referencias
• Panel de ventas KPI y métricas de rendimiento

2. Hubspot

Crédito de la imagen

HubSpot es una plataforma de administración de relaciones con clientes que incluye un centro de contacto especializado con editor "arrastrar y soltar", recomendaciones SEO y temas para páginas web. Este programa de contacto de ventas puede integrarse con Gmail y Outlook, además de programar y rastrear la actividad de los contactos y los correos electrónicos.

El software CRM de HubSpot es una plataforma CRM gratuita que se integra dentro de todo el ecosistema HubSpot. Junto con las funciones de contacto, HubSpot ofrece otras aplicaciones comerciales, como Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub. Tiene muy buenas reseñas de los clientes, pero solo está disponible en inglés.

Funciones

• Certificado SSL Standard
• Segmentación de listas
• Páginas de destino
• Puntuación de contactos
• Red de suministro de contactos (CDN)
• Personalización de registros

3. Contact Boss

Crédito de la imagen

Contact Boss es un software de contactos empresariales con la función "Quick Create", que permite a los agentes introducir nuevos contactos rápidamente y rellenar después el resto de la información. También cuenta con funciones para organizar y buscar contactos, así como para eliminar los duplicados erróneos. La función "Legacy Data Support" permite que los usuarios suban bases de datos de contactos existentes para reducir la introducción manual de datos.

Contact Boss ofrece funciones de auditoría, informes y seguridad para que los datos estén protegidos. Se integra con Gmail, Outlook, Apple Mail y otras aplicaciones conocidas de marketing, como MailChimp, iContact y Constant Contact.

Funciones

• Base de datos de contactos
• Gestión de leads
• Segmentación
• Importación y exportación de datos
• Buscar/filtrar
• Contactos compartidos

4. Streak

Crédito de la imagen

Streak es una CRM ligera para pequeñas y medianas empresas, y se integra totalmente con aplicaciones G Suite. Incluye funciones como la integración con redes sociales, la gestión de tareas y el marketing por correo electrónico. Ofrece tareas e información en tiempo real y con la capacidad de compartir a fin de posibilitar la colaboración instantánea entre equipos. Los informes visuales pueden rastrear los datos de pipelines y de colaboradores individuales.

Dispone de una herramienta llamada Snippets, que puede introducir texto frecuente en correos electrónicos a fin de ahorrar tiempo. Streak funciona mediante G Suite y se comercializa como una herramienta útil para multitud de necesidades comerciales, como las ventas, la gestión de proyectos, la recaudación de fondos, el soporte, la contratación, los bienes inmobiliarios y el desarrollo comercial.

Funciones

• Gestión de pipelines
• Integración con Gmail
• Integración con Zapier
• Móvil para Android e iOS
• Flujos de trabajo personalizables
• Informes

5. Pipedrive

Crédito de la imagen

Pipedrive es un software CRM para equipos de venta que se centra en la generación de leads y la administración de contactos. Con esta herramienta, los representantes pueden personalizar el nombre de las etapas del pipeline de modo que encajen con un proceso de ventas ya existente, y utiliza funciones "arrastrar y soltar" sencillas para hacer un seguimiento de los contactos comerciales y del progreso de los leads.

Algunas de las herramientas de automatización son la recopilación de datos de contacto con un clic, los webhooks, las API abiertas y un asistente de ventas con tecnología de IA. Ofrece herramientas para contribuir al establecimiento de objetivos, el seguimiento de la actividad, la calificación de los leads y la comunicación inteligente. Pipedrive ofrece muchas integraciones con otras aplicaciones de software de contacto, como Zapier, Pandadoc y Leadfeeder.

Funciones

• Grabación de llamadas
• Base de datos de contactos
• Consolidación de leads
• Calendario/sistema de recordatorios
• Chatbox
• Informes y analítica

Más información sobre Zendesk para Pipedrive

6. ActiveCampaign

Crédito de la imagen

ActiveCampaign es una plataforma CRM con la que los usuarios pueden personalizar la mensajería, dividir la población de clientes y automatizar los flujos de trabajo. Este software CRM de ventas puede automatizar la priorización de leads, la creación de tareas, el fomento de leads y la administración de contactos. ActiveCampaign puede cerrar tratos automáticamente y crear automatizaciones de diversificación para hacer un seguimiento del recorrido del cliente a través de distintos pipelines personalizables.

La plataforma centralizada migra los datos antiguos de forma gratuita y actualiza automáticamente los datos de contacto. Las herramientas de automatización de marketing y correo electrónico incluyen una completa biblioteca de plantillas para correos, así como integración con más de 300 herramientas de venta populares.

Funciones

• Analítica y seguimiento del ROI
• Calendario/sistema de recordatorios
• Base de datos de contactos
• Gestión de leads
• Páginas de destino y formularios web
• Campañas Drip

Más información sobre cómo integrar Zendesk Sell con ActiveCampaign

7. Freshworks

Crédito de la imagen

El sistema de gestión de contactos de clientes de Freshworks se comercializa como una plataforma intuitiva de interacción con el cliente con una interfaz de usuario sencilla. Desde una base de datos de contactos centralizada, los representantes de ventas pueden ver los datos del prospecto, los perfiles en redes sociales, la información de contacto y toda la actividad reciente.

Freshworks cuenta con Freddy, un asistente con tecnología de IA. Esta herramienta ofrece una puntuación predictiva de contactos, analiza los datos históricos para obtener información sobre ventas y da recomendaciones para los siguientes pasos. Dispone de automatización para el personal de ventas, herramientas de automatización de marketing, segmentación y campañas de correo electrónico personalizadas y automatizadas. Por desgracia, solo dispone de soporte veinticuatro horas entre semana.

Funciones

• Calendario/sistema de recordatorios
• Informes y analítica
• Integración en chat interno
• Importación y exportación de datos
• Analítica y seguimiento del ROI
• Respuestas automáticas

8. Nimble

Crédito de la imagen

Nimble es un CRM para relaciones que dispone de integración con Office 365 y G Suite, así como conexión con redes sociales mediante canales populares como Facebook, Twitter y LinkedIn. Las herramientas de Nimble pueden obtener datos de contacto de más de 160 aplicaciones y cuenta con integración con el software de servicio al cliente de Zendesk.

Gracias a sus distintas funciones, los usuarios pueden segmentar los prospectos, enviar mensajes en grupo y establecer tareas de seguimiento. Con Nimble, los usuarios pueden construir perfiles detallados sobre clientes y hacer un seguimiento de las taras del equipo, los eventos y las llamadas. Gracias a las campañas de marketing automatizadas por correo electrónico, los usuarios pueden emplear plantillas para enviar correos personalizados a grupos, con funciones de informe, analítica y seguimiento.

Funciones

• Captación de leads
• Gestión de pipelines de ventas
• Base de datos de contactos
• Importación y exportación de datos
• Acceso móvil
• Herramientas de prospección

9. Nextiva

Crédito de la imagen

Nextiva es un administrador de contactos para empresas pequeñas y clientes corporativos. Es una solución conocida por sus funciones telefónicas comerciales, con características como el buzón de voz a correo electrónico, las llamadas a espera y una aplicación para dispositivos móviles. Esta base de datos de contactos de clientes incluye herramientas de venta y servicio para el seguimiento de clientes, así como automatizaciones integradas para enviar correos electrónicos, encuestas y respuestas automáticas.

Una de las herramientas de venta es la gestión personalizable y visual del pipeline, con la que los usuarios pueden planificar y seguir a los clientes durante todas las tapas del recorrido de venta. Nextiva se integra con Outlook, Salesforce, G Suite, etc.

Funciones

• Monitorización de llamadas
• Gestión de contactos
• Uso compartido de archivos
• Acceso móvil
• Colaboración multiusuario
• Personalización URL

10. Keap

Crédito de la imagen

Keap es un CRM para equipos de ventas y marketing con automatización del flujo de trabajo que ofrece funciones como recordatorios prediseñados, correos electrónicos automatizados y envío predictivo de correos. Keap aporta procesos y automatizaciones personalizables, informes, análisis y una aplicación para dispositivos móviles.

Keap utiliza una base de datos central de contactos para organizar los leads. Puede calificar los leads y etiquetarlos, además de crear una segmentación personalizable y activadores de tareas. Cuenta con más de 230 integraciones nativas, lo que incluye Zapier, PayPal, Outlook, JotForm e Instapage.

Funciones

• Base de datos de contactos
• Plantillas personalizables
• Analítica y seguimiento del ROI
• Calendario/sistema de recordatorios
• Cualificación de leads
• Automatización del marketing

Aquí tienes algunas ideas a tener en cuenta al comprar la solución ideal para ti.

Coste

Las herramientas de bases de datos de contactos están incluidas en paquetes de software CRM mucho más potentes, así que puede haber diferencias enormes en los precios. Piensa bien en el presupuesto que tienes y en tus necesidades a fin de determinar con precisión cuáles son las herramientas que te ayudarán a lograr tus objetivos comerciales.

Capacidad de ampliación

Cuando tu negocio crezca, la lista de contactos será más grande y la estrategia de ventas será más compleja. Escoge un administrador de contactos que se pueda ampliar a tu ritmo; de este modo, te evitarás tener que hacer cambios engorrosos en algún momento.

Funciones móviles

La vida actual es móvil. El mejor administrador de contactos en la nube debe incluir una aplicación con la que se pueda acceder a los datos del cliente desde cualquier lugar y de un modo rápido y sencillo.

Ya estás listo para empezar a buscar la aplicación ideal de administración de contactos para tu empresa, pero seguro que tienes algunas preguntas. Aquí encontrarás las respuestas a preguntas frecuentes sobre el software CMS.