Software de CRM

Integrar la tecnología CRM en tu negocio no siempre es fácil. Pero en 2021 se ha convertido en una necesidad.

Tanto si te preocupa cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, como si intentas integrar tu estrategia de ventas y CRM o descubrir leads, impulsar la conversión o hacer más felices a los clientes, es importante elegir el mejor software de CRM para tu empresa.

En esta guía recién actualizada, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre los productos de CRM: qué es un sistema de CRM, sus ventajas, los tipos y las herramientas, cómo elegir la mejor plataforma CRM para tu negocio y nuestras diez principales recomendaciones de CRM para 2021.

• Funciones clave de un sistema CRM
• Ventajas de un software de gestión de relaciones con los clientes
• ¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de CRM?
• ¿Qué herramientas pueden integrarse en el software de CRM de ventas?
• Las 10 principales aplicaciones de software de CRM
• Un resumen de los principales sistemas y herramientas de CRM
• ¿Cómo elegir la plataforma de CRM adecuada para tu negocio?
• ¿Cuándo es un buen momento para implementar un sistema de CRM?
• Otras preguntas frecuentes sobre los sistemas de CRM
• Prueba el software de CRM gratis

La mayoría (sino todos) los programas de software CRM más vendidos en 2021 tienen las siguientes características:

Gestión de contactos unificada

Software de gestión de contactos que te ayuda más allá del simple almacenamiento de los nombres y los datos de los clientes potenciales y actuales en una base de contactos centralizada. Esta función de CRM fundamental también te permite:

• Clasificar, agrupar y buscar contactos para personalizar tus estrategias de marketing y ventas
• Realizar un seguimiento de todas las interacciones, los correos electrónicos, las llamadas y los mensajes para garantizar una comunicación personalizada y programada de manera inteligente

Coordinación de pipeline y automatización

Una de las características más destacadas de un sistema CRM bien integrado es la capacidad de aumentar la productividad del pipeline de ventas. A la hora de desarrollar pasos de procesos de venta de CRM optimizados, con las herramientas de CRM puedes:

• Automatizar la generación de clientes potenciales y leads
• Optimizar la identificación de leads cualificados mediante herramientas de puntuación de leads
• Elaborar presupuestos personalizados a partir de los datos detallados de los clientes
• Realizar un seguimiento de los éxitos y fracasos del cierre de operaciones
• Proporcionar información valiosa sobre los motivos por los que se ganan o se pierden las operaciones

Pero asegúrate de dejar tiempo a tus equipos de ventas para que integren las mejores prácticas de CRM de cara a aprovechar al máximo estas herramientas de pipeline de ventas que permiten ahorrar tiempo.

No en vano, las filigranas y los adornos no marcan la diferencia si tu equipo no sabe utilizarlos.

Un panel de control de CRM intuitivo

El panel de control de CRM es la interfaz visual en tiempo real que tu equipo ve cada día. Por lo tanto, para la integración del CRM, debes asegurarte de que sea fácil de usar y personalizable.

Sean cuales sean los objetivos, el proceso y la estructura de tu equipo, el panel de control de CRM debe proporcionar las siguientes herramientas de CRM.

• Calendarios, notas, citas y tareas de fácil seguimiento
• Correos electrónicos, llamadas y mensajes visualmente organizados
• Análisis de los principales acuerdos, los acuerdos nuevos, los acuerdos cerrados, etc.
• Seguimiento de los objetivos de ingresos y de la información sobre pipelines
• Previsión de ventas y métricas de rendimiento de las ventas

Un panel de control personalizable garantiza que tanto tú como tu equipo no os veáis abrumados por datos que no necesitáis.

Organiza tu vida laboral y prioriza la información de CRM eligiendo un CRM con un panel de control flexible y en el que resulte fácil navegar.

Informes de CRM impulsados por datos

Una de las herramientas de CRM más potentes es la recopilación, organización y análisis de las métricas clave de ventas y marketing.

Mediante la generación sin esfuerzo de valiosos informes de CRM, lograrás conocer en detalle tus operaciones de ventas y marketing.

Te permiten realizar lo siguiente…

• Identificar rápidamente los factores clave que impulsan el éxito de las interacciones con los clientes
• Refinar los procesos de venta
• Localizar las áreas en las que se debe mejorar más.

Aplicaciones CRM móviles y de nube

La mayoría de las soluciones de CRM ofrecen ahora un CRM móvil con aplicaciones de CRM en nube a las que los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar.

Las últimas tendencias demuestran que los equipos que utilizan soluciones de CRM móviles y basadas en la nube son casi tres veces más efectivosa la hora de alcanzar las cuotas de ventas que los que utilizan sistemas CRM estacionarios.

Con más empleados trabajando desde casa que nunca, las empresas en 2021 necesitan un acceso remoto sencillo a los datos de los clientes. Las herramientas móviles y en la nube proporcionan a los equipos un repositorio de datos con procesos, procedimientos, flujos de trabajo y seguimiento unificados, a los que se puede acceder cualquier momento.

Funciones de CRM en todos los ámbitos

Las siguientes funciones son habituales, pero no universales. Deberás determinar tus requisitos de CRM para encontrar el que mejor se adapte a tu empresa.

1. Sólida funcionalidad de prospección de clientes
2. Software de gestión de leads y puntuación de leads
3. Previsión de ventas y análisis de datos
4. Automatización de correo electrónico
5. Gestión de rendimiento de ventas
6. Integraciones perfectas
7. Gestión de campañas
8. Capacidad de crear tu propio CRM

Integrar una plataforma de CRM en el flujo de trabajo de tu empresa puede implicar un gran cambio para todos los departamentos, desde marketing, ventas, atención al cliente, TI y hasta finanzas, pero también ofrece enormes ventajas.

A continuación, exploraremos tres maneras en que una plataforma de CRM puede tener un impacto positivo en tu negocio.

Mejora de los índices de satisfacción del cliente

Un sistema CRM no se limita a crear un depósito centralizado de datos de clientes. Los sistemas buenos también se pueden integrar con las plataformas de atención al cliente y ayudarte a saber cuándo los clientes necesitan ayuda.

Los clientes satisfechos son clientes fieles, y los clientes fieles recomiendan a tu empresa a sus amigos y a su red de contactos. Utiliza los análisis de CRM de ventas para saber cuándo y por qué se enfadan los clientes. Ajusta tus procesos en consecuencia. ¡Repite!

Aumenta la productividad mediante la automatización inteligente

Las herramientas de automatización de CRM deben ser intuitivas, ahorrar tiempo y dejar a los vendedores más capacidad para centrarse en lo que les gusta: fomentar las relaciones de éxito con los clientes y cerrar acuerdos.

Por ejemplo, con la ayuda de los procesos de CRM automatizados, las empresas han logrado acortar el tiempo de las propuestas de días a horas, lo que ahorra a las empresas mucho tiempo y dinero.

De hecho, algunos gurús han estimado que cerca de un tercio de todas las tareas de venta se puede automatizar y que las empresas que incorporan la automatización de ventas logran una tasa de conversión un 53 % superior y un crecimiento anual un 3,1 % mayor.

Mejora de la comunicación y la coordinación entre departamentos

Implementar la tecnología CRM es la mejor manera de garantizar la sincronización de los esfuerzos de marketing y ventas.

Una plataforma de CRM de ventas hace que resulte más fácil compartir los datos entre los departamentos. Eso te ayudará a realizar un seguimiento en tiempo real de en qué punto del pipeline se encuentran los clientes, además de comprobar los tickets de asistencia y ofrecer una experiencia de cliente unificada.

La tecnología de CRM ayuda a los equipos de marketing a identificar los leads de mejor calidad, a los equipos de ventas a personalizar la comunicación y a los equipos de asistencia a clientes a saber mejor cuáles son las necesidades exactas de cada cliente, siempre manteniendo la coordinación.

El software de CRM puede incluir una amplia variedad de funciones, como ha quedado claro anteriormente.

Los distintos tipos de software de CRM se inclinarán hacia ciertas áreas de enfoque funcional, por lo que conocer las necesidades exclusivas de tu negocio te ayudará a determinar cuál es el mejor para ti. Estos son algunos tipos de software de CRM:

CRM analítico

El software de CRM analítico suele atraer a las empresas que desean profundizar en la visualización y el análisis de los datos.

Este tipo de software se centra en el seguimiento de las tasas de fidelización de clientes, los plazos del ciclo de pipeline, los ingresos y los datos de ventas.

Estas plataformas van más allá de la simple gestión de contactos y ofrecen previsiones de ventas y análisis de métricas avanzadas para aquellos que buscan datos.

CRM de operaciones

Las soluciones de CRM de operaciones están orientadas a la gestión del negocio y se centran en la automatización de las ventas y el marketing.

Estas plataformas de CRM hacen hincapié en la gestión de los contactos, la puntuación de leads, la gestión de leads y el seguimiento de las campañas, lo que aporta un impulso práctico a las empresas que quieren aumentar la eficacia operativa.

CRM de colaboración

Las soluciones de CRM de colaboración se centran en satisfacer a los clientes. Persiguen mejorar los índices de fidelización y satisfacción de los clientes agilizando el flujo de información entre los equipos.

Este tipo de plataforma hace hincapié en el intercambio de datos entre marketing, ventas, servicio de atención al cliente e incluso proveedores y partes interesadas externas, con el fin de unificar la comunicación y personalizar las interacciones con los clientes.

Al incorporar un nuevo sistema de CRM en tu flujo de trabajo, no tiene sentido que empieces de cero. Por eso, es indispensable elegir una herramienta de CRM que pueda integrarse fácilmente con los sistemas de software existentes.

La integración de CRM conecta de manera impecable tu CRM con otras aplicaciones de terceros que ya se estén utilizando. La integración reducirá los clics innecesarios entre aplicaciones, lo evitará tener que utilizar tanto el ratón.

Cada programa de CRM tendrá interfaces y curvas de aprendizaje ligeramente distintas, pero todos deben integrarse a la perfección con las aplicaciones que tu empresa esté utilizando en este momento. Utilízalas para sustituir los sistemas dispersos por una comunicación centralizada y completa.

Las siguientes herramientas se pueden integrar habitualmente en un software de CRM:

Correo electrónico

La integración del correo electrónico en tu CRM resulta muy útil para la comunicación y programación. Los programas de CRM basados en la nube con aplicaciones móviles facilitan aún más el envío y la lectura de correos electrónicos desde cualquier lugar.

Calendarios

La mayoría de los sistemas de CRM pueden conectarse fácilmente con los calendarios digitales como Google o Outlook para que nunca te pierdas una cita. La integración bidireccional permite crear eventos en cualquier plataforma, de manera que se sincronizarán instantáneamente.

Software de comunicación

Dada la consolidación de herramientas como Slack y Zoom en 2021, lo lógico es que una plataforma de CRM se integre con estas aplicaciones.

Chatee con los clientes y miembros del equipo dentro de su sistema CRM sin las irritantes decenas de ventanas del navegador abiertas.

Creadores de documentos

Las aplicaciones profesionales de creación de documentos, como PandaDoc, permiten crear sin problemas propuestas, presupuestos, contratos y facturas.

Al integrarlas con un CRM, toman los datos guardados de los clientes y rellenan automáticamente los documentos. Incluso pueden enviarlos para que se firmen rápidamente de manera digital (y vinculante legalmente).

Redes sociales

En 2021, las aplicaciones de CRM pueden integrarse fácilmente con las cuentas de las redes sociales en plataformas como Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn. Incluso tienen la habilidad de automatizar las publicaciones entre canales, para mantener una imagen de marca consistente y clara.

Software de contabilidad

Ahorra tiempo en la introducción de datos y no vuelvas a preocuparte por la precisión al integrar un software de contabilidad como QuickBooks, Xero o Freshbooks en tu sistema de CRM. Accede fácilmente a la información sobre facturas, transacciones de clientes y datos de proveedores cuando lo necesites.

1. Zendesk Sell

Zendesk Sell es un sistema de CRM de primera categoría por diversas razones. La mejor característica puede ser el portal de autoservicio, que permite a los clientes resolver dudas sin molestar a tus agentes.

Está cargado con una variedad de herramientas de CRM líderes en la industria (incluida una aplicación para dispositivos móviles fácil de usar) y, al mismo tiempo, se ha diseñado para resultar lo más intuitivo posible.

La herramienta de inteligencia para correo electrónico de Sell permite llevar a cabo un seguimiento impecable de toda la comunicación por correo electrónico, además de ofrecer notificaciones push en tiempo real, informes de actividades y automatización de las plantillas de correo electrónico.

El marcado automático ofrece a los representantes de ventas la posibilidad de realizar llamadas sin levantar un dedo, con un registro y grabación de cada llamada, y además ofrece acceso a guiones, notas y análisis de llamadas listos para usar para que las empresas puedan controlar el recuento, la duración y los resultados de las llamadas.

Zendesk Sell también está equipado con la funcionalidad de prospección de ventas que aprovecha un mercado sin explotar de más de 200 millones de profesionales. Las empresas de cualquier tamaño utilizan Sell para identificar los clientes potenciales y crear listas de objetivos con registros verificados, sólidos y actuales.

En general, la interfaz intuitiva y personalizable evita perder los nervios al familiarizarse con el uso de todas sus increíbles funciones, como las aplicaciones móviles y en la nube, el sistema de automatización de marketing y las herramientas de colaboración fáciles de usar.

Funciones del software de CRM de ventas personalizable de Zendesk:

• Seguimiento y automatización de correos electrónicos
• Elaboración de informes de actividad
• Informes y paneles de control de ventas
• CRM móvil
• Marcación automática con capacidad de texto
• Análisis de llamadas
• Integraciones listas para usar
• Gestión de contactos
• Detección y verificación de clientes potenciales
• Gestión de leads

Si tienes la capacidad de gestionar completamente tus herramientas de ventas y marketing en un solo lugar y de integrarlas con un servicio de asistencia, el servicio al cliente saldrá beneficiado.

2. Hubspot

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Hubspot es una elección popular entre las empresas de reciente creación al iniciar sus andanzas con el software de gestión de relaciones con los clientes.

Con un panel de control claro en el que se centralizan todas las herramientas de CRM más importantes, Hubspot hace que encontrar los datos resulte tan fácil como darle a botón de “salir de la reunión” tras una llamada de Zoom de cinco horas.

Y, como la mayoría de los programas de CRM, Hubspot ofrece posibilidades de personalización y características como la inteligencia de conversaciones y el seguimiento de correos electrónicos.

3. Less Annoying

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Si has llegado hasta aquí preguntándote qué es un sistema CRM, puede que Less Annoying sea la plataforma de CRM adecuada para ti.

Solo por su nombre, queda claro que la principal característica de venta de Less Annoying es su sencillez, lo que la convierte en una opción sólida para las pequeñas empresas que dan su primer salto al mundo del CRM.

Aunque puede carecer de la larga lista de funciones de otras opciones de sistemas CRM, Less Annoying está orgullosa de garantizarte que tu empresa no pague por más funciones de las que necesita.

4. Sales Creatio

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Diseñado para medianas y grandes empresas, Sales Creatio ofrece todo el rendimiento del software de gestión de las relaciones con los clientes, lo que te permite gestionar las ventas, el marketing y los servicios desde un solo lugar.

Lo que hace famoso a Sales Creatio es su tecnología de bajo código, que ofrece una amplia gama de opciones de personalización con escasos o nulos conocimientos de codificación, algo que resulta excelente si tu equipo incluye a personas que dicen tener dificultades con la tecnología.

5. Apptivo

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Con un sistema CRM impresionantemente compatible y totalmente online, Apptivo te permite centralizar todas las necesidades de atención al cliente desde cualquier dispositivo y utilizando cualquier navegador.

La lista de funciones es inferior a la de muchos de sus competidores, pero aun así cuenta con más de 65 aplicaciones integradas y un sólido sistema de gestión de pipeline de ventas. De esta forma, no se pierde ni un momento en el seguimiento de clientes potenciales.

6. Insightly

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Si todos los miembros de tu equipo adoran al asistente de Google, Insightly puede ser una de tus mejores opciones de software de CRM.

Utilizando la cuenta existente de Google App, Insightly te permite integrar completamente todas tus necesidades de relaciones con los clientes en un programa con el que ya te sientes cómodo. Resumiendo, tu equipo no tendrá que gastar tanto tiempo en aprender a utilizar un nuevo software.

Sin embargo, si acabas teniendo preguntas, puede resultarte frustrante que Insightly no cuente con un servicio de asistencia ininterrumpida, en particular si tu equipo está repartido entre varias zonas horarias.

7. iSales

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iSales es una opción de plataforma de CRM sólida con una larga lista de funciones, que incluyen la importación/exportación de datos y la mensajería bidireccional.

Con opciones de Voz sobre Protocolo de Internet que ofrecen a los agentes de ventas más vías de contacto con los leads y los clientes, iSales ofrece una gran potencia de CRM.

8. Salesforce

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Salesforce es un peso pesado conocido en el mundo de la tecnología de CRM.

Gracias a sus capacidades de inteligencia artificial, los usuarios pueden automatizar una gran parte del flujo de trabajo habitual. Constituye una forma ingeniosa de evitar que los equipos de asistencia tengan que introducir datos y de ayudarles a centrarse más en las ventas.

Con una larga lista de funciones (que incluyen gestión de comisiones y gestión de la centralita), Salesforce en ocasiones ofrece más accesorios de los que necesita una pequeña empresa.

9. Copper

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Como Insightly, Copper es una marca de CRM que se desarrolló teniendo en mente a los usuarios de Google.

Los usuarios eligen Copper por su capacidad de integración total con G-Suite. Aunque sus funciones no son siempre exclusivas, los usuarios continuamente citan la fácil experiencia de usuario de Copper como su mejor cualidad.

10. ZohoCRM

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A diferencia de algunos de sus competidores, que suelen ser más adecuados para pequeñas o grandes empresas, ZohoCRM está diseñado para abordar las necesidades de las empresas de cualquier tamaño.

ZohoCRM incluye todas las características que esperarías de una marca de software CRM de primera categoría, e incluso cuenta con un compañero de IA llamado Zia. La gente de ZohoCRM sabe que a muchos de nosotros nos gusta el modo de trabajo multitarea, así que ha creado Zia para echar una mano a los agentes que utilizan los dos programas.

Zia puede responder a tus preguntas, buscar informes de ventas e incluso tiene una función de dictado.

Consulta la comparación entre los 10 mejores en esta práctica tabla:

Elegir el mejor CRM para tu empresa no es una tarea fácil. Seguro que quieres una larga lista de funciones, una excelente integración, opciones móviles claras y mucha capacidad en la nube. Pero ten en cuenta que una vez que te decidas por un sistema CRM, tu equipo tendrá que aprender a utilizarlo.

Antes de comprar, deberás conocer los requisitos del CRM para tu marca y empresa, y asegurarte de estar al tanto de los conocimientos tecnológicos de tu equipo.

La elección de un software de gestión de las relaciones con los clientes adecuado puede mejorar drásticamente la productividad de tu equipo, pero esto solo será posible si el propio software de CRM resulta fácil de utilizar. Sustituir un dolor de cabeza por otro no va a gustar a nadie, así que investigar es la clave.

El coste es otro factor que las empresas deben tener en cuenta a la hora de elegir una plataforma CRM. Asegúrate de no determinar solo el presupuesto, sino de conocer el verdadero coste de la implementación de CRM de cualquier software que elijas.

Al igual que antes de tomar cualquier decisión empresarial, lo mejor es comparar las principales opciones en el campo y considerar cuál es la mejor para ti y el flujo de trabajo de tu equipo.

Si estás buscando información sobre soluciones de CRM, es probable que ya te hayas dado cuenta de que pueden beneficiar a tu empresa.

Aunque tu empresa siga siendo relativamente pequeña, el CRM para pequeñas empresaspuede impulsar la productividad y ayudarte a crecer más rápido, sin abrumarte por ello.

Llega un momento en que llevar la cuenta de los clientes, de las ventas y de un montón de datos más o menos relevantes resulta demasiado complicado. Si tus equipos se están ahogados entre hojas de cálculo, listas de direcciones de correo electrónico y plantillas de correo electrónico mal organizadas, el software de CRM podría estar llamando a tu puerta.

El software de CRM te ayudará a centralizar la información de los clientes y ofrecerá datos vitales sobre las métricas de rendimiento empresarial claves a las que simplemente no podrás acceder de ninguna otra forma.