Lo mejor en software, herramientas y plataformas de ventas

En última instancia, tu equipo es el responsable de que que tus resultados se mantengan y mejoren. Por eso es importante que les proporciones las mejores herramientas posibles para que puedan conseguir sus objetivos.

Una rápida búsqueda online de software de ventas te dará una enorme cantidad de resultados y te será difícil saber por dónde empezar. En esta guía vamos a dar respuesta a algunas de las preguntas más importantes.

• ¿Qué es el software de ventas?
• ¿Cómo aportan valor a tu empresa las herramientas de ventas?
• ¿Qué debe tener una buena plataforma de ventas?
• ¿Cuáles son las distintas categorías de herramientas de ventas?
• Los 16 mejores productos de herramientas y software de ventas
• ¿Cómo puedes elegir la herramienta de ventas adecuada para tu empresa?
• Preguntas frecuentes
• Prueba gratis el software de ventas
  

En la actualidad, casi todos los procesos empresariales se están digitalizando. La informatización de las tareas básicas reduce los costes porque se necesitan menos recursos materiales costosos como papel y espacio de almacenamiento.

Además, obtiene reducciones de tiempo y esfuerzo al permitir que tareas tediosas como la extracción de datos resulten tan sencillas como hacer clic con el ratón. No hay ninguna razón por la que las ventas no puedan digitalizarse.

Es un software de ventas cualquier tipo de sistema operativo diseñado para simplificar, organizar y optimizar el proceso de ventas, de la prospección a la puntuación de leads, y de las relaciones con el cliente a la firma de contratos. Abarca todas las tareas y responsabilidades relacionadas con las ventas.

No hay ningún tipo de software de ventas que lo haga todo. Un sistema así resultaría abrumador e imposible de utilizar. Existen decenas de categorías distintas, especializadas en una etapa distinta del proceso.

Da igual lo perfecto que sea tu producto o servicio: tu equipo no prodrá sacarle el máximo partido si tiene que dedicar casi todo su tiempo a tareas rutinarias y laboriosas. Al igual que cualquier plataforma digital, el software de ventas quita las tareas laboriosas de las manos de tu equipo para que pueda trabajar con mayor rapidez y eficacia.

Estas son las ventajas clave que casi todas las empresas obtendrán del software digital:

Gestión del conocimiento centralizada

Para que un equipo sea eficiente, el acceso a los datos debe ser muy rápido, algo que no ocurre si hay que corriendo a los archivadores o consultar páginas y páginas de datos. En esos casos, el proceso de ventas se ralentiza hasta un nivel exasperante. En tu empresa hay muchísima información, que se actualiza constantemente.

Si utilizas un sistema de archivado anticuado, tu equipo es más lento y es más difícil que logre sus objetivos. Por su parte, un sistema centralizado en una plataforma digital te permite guardar, recuperar y analizar los datos fácilmente.

Una base de conocimientos centralizada permite que tu equipo cierre más tratos más rápidamente y con menos idas y venidas. Además, proporciona a los directores la información que necesitan para conocer el rendimiento de sus equipos y saber dónde hay que mejorar.

Más colaboración entre departamentos

Ningún departamento de tu empresa existe en una burbuja. Lo que se hace en un departamento afecta a los demás, por lo que es muy importante que todos estén en sintonía y se comuniquen eficazmente.

Sin embargo, las operaciones empresariales están cambiando y es posible que tus equipos ya no estén en el mismo lugar. Incluso si lo están, suelen estar tan ocupados con sus propias tareas que les puede resultar difícil coordinarse con las de los demás.

El mejor software de ventas proporciona herramientas para la comunicación rápida y clara en toda la empresa, independientemente de dónde se encuentren los equipos. Compartiendo una visualización del pipeline de ventas, programando y celebrando reuniones o estableciendo objetivos, la colaboración entre equipos será más fácil.

De esta forma, los procesos son más sencillos y se crea una mayor sensación de confianza e interdependendia en los departamentos.

Mayor flexibilidad en momentos de incertidumbre

Como consecuencia de los sucedido recientemente, las empresas se han visto obligadas a tomar decisiones muy rápidas. Muchas están introduciendo modelos de trabajo híbrido, que requiere mucha más flexibilidad. Los sistemas de software de ventas hacen posible que tus equipos trabajen eficazmente desde cualquier lugar mediante la tecnología de ventas de nube y el acceso móvil.

Así, cuando se produzcan acontecimientos imprevistos, es menos probable que influyan en tus resultados.

Mejor organización en toda la empresa

Hoy día, organizamos nuestra vida en el mundo digital: calendarios, citas, compras, pago de facturas... Casi todos usamos aplicaciones o plataformas digitales para organizar la rutina diaria. Además, como casi todos tenemos acceso a algún dispositivo digital, todo es más rápido y fiable que con notas en papel.

Si utilizas software de ventas para organizar el flujo de trabajo de tu empresa, hay menos fallos. La organización es la clave de un flujo de trabajo constante y sin problemas, por lo que invertir en software tiene mucho sentido.

Pronósticos de ventas más precisos

Para que una empresa crezca, es necesario poder predecir el futuro. Si se quiere aumentar el número de ubicaciones o introducir nuevos servicios o productos, guiarse solo por las corazonadas es demasiado arriesgado.

Las plataformas de ventas hacen que parte del riesgo desaparezca, porque proporcionan una idea realista del rendimiento futuro mediante los pronósticos de ventas. De esta forma, el crecimiento se puede planificar con más confianza.

Mayores beneficios y clientes más satisfechos

Todo lo anterior tiene como resultado mayores beneficios y una base de clientes más satisfechos. El software permite realizar las operaciones empresariales estándar más rápidamente, por lo que se consigue más en la misma cantidad de tiempo.

Si la organización, la colaboración, los pronósticos y la flexibilidad mejoran, te darás cuenta de que el software consigue que aumenten los beneficios. Todas esas mejoras se deberán en parte a tener una base de clientes más satisfechos, que agradecerán un servicio más rápido y una mayor capacidad de respuesta.

La oferta de software de ventas es casi infinita, pero hay ciertas funciones que todas las plataformas deben tener para que su eficacia y facilidad de uso sean óptimas. Al buscar nuevas herramientas de ventas para tu equipo, debes prestar atención a las siguientes características esenciales.

1. Informes y análisis
   
   Para tener una idea precisa del rendimiento de tu empresa, necesitas disponer de los datos adecuados. Toda plataforma de ventas en la que decidas invertir, ya sea de CRM, ludificación o de cualquier otro tipo, debe incluir una función de informes y análisis de ventas que analice todos los datos que se introduzcan.
   Gracias a esos datos, tendrás mucha más información sobre las métricas de ventas y una idea clara de qué hay que mejorar para aumentar los beneficios y la productividad.
2. Seguridad
   
   Tanto los clientes como tu empleados confían en que su información esté protegida. Si vas a comprar herramientas de ventas, asegúrate de que los proveedores que te interesen garantizan la seguridad.
   Elige proveedores que también ofrezcan un servicio de atención al cliente seguro a las empresas más importantes de la lista Fortune 500. Si confían en un proveedor de software concreto, es más que probable que tú también puedas hacerlo.
3. Integración con otras aplicaciones
   
   Como ya hemos mencionado no hay ninguna plataforma que tenga todas las funciones. Probablemente, ya usas algún software en tu empresa y también es probable que no quieras cambiar de plataforma constantemente para seguir trabajando.
   Afortunadamente, casi todas las herramientas de ventas ofrecen integraciones, es decir, se pueden conectar con otras aplicaciones de ventas. La integración permite realizar tareas en distintas plataformas sin problemas de sincronización de inventario o de formato.
4. Acceso móvil
   
   Ahora más que nunca, los representante trabajan fuera de la oficina y los dispositivos portátiles son habituales para firmar contratos, incorporar a nuevos clientes y compartir contenido. Por lo tanto, es muy importante usar herramientas de ventas con funciones móviles.

El software de ventas es como una comida con varios platos: cada uno se sirve en un momento determinado y contribuye a la experiencia en su conjunto. En consecuencia, debes seleccionar la combinación perfecta para tu ciclo de ventas.

Más abajo tienes una lista con distintas categorías de software y las áreas en las que se usan a la hora de simplificar el proceso de venta. Verás que algunas tienen funciones parecidas o que se solapan.

Es así porque las etapas del proceso de ventas están vinculadas entre sí y hay veces que es mejor incluir varias funciones en la misma plataforma. Por ejemplo, algunas plataformas de administración de las relaciones con los clientes pueden tener todas las funciones del software de gestión de contactos y un marcador de ventas.

• Asistente de IA: usa la inteligencia artificial para automatizar tareas como la cualificación de leads, el seguimiento y la entrada de datos.
• Marcador automático de llamadas: automatiza el marcado de los números de los contactos para poner a los representantes en contacto con el siguiente cliente potencial disponible.
• Analítica de contratos: proporciona información sobre los datos de contratos internos para garantizar la uniformidad de los contratos con los clientes.
• Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM): simplifica el proceso del ciclo de vida de los contratos, de forma que los usuarios puedan gestionar acciones después de la firma, y almacenar todos las condiciones y comunicaciones vinculantes para facilitar su consulta.
• Gestión de contratos: automatiza y simplifica el proceso de creación, seguimiento, supervisión y uso compartido de contratos y acuerdos legales.
• Administración de las relaciones con los clientes (CRM): proporciona a los usuarios herramientas para hacer el seguimiento y monitorear las relaciones con los clientes potenciales y existentes.
• Optimización de los ingresos que se obtienen con los clientes (CRO): coordina los roles con toda la actividad relacionada con los clientes, como marketing y servicio de atención al cliente, para crear un equipo de ingresos ampliado.
• Firma electrónica: permite a los usuarios firmar, compartir y guardar los documentos que se firman electrónicamente.
• Ventas de campo: ayuda a los representantes a encontrar la mejor ruta física y a registrar sus actividades, y ayuda a los jefes a saber dónde se encuentran los representantes.
• Gestión de las relaciones con los partners (PRM): proporciona a los partners empresariales portales privados en los que pueden acceder a documentos y material de campañas.
• Inteligencia empresarial: los profesionales de marketing y los directivos la usan para obtener datos internos y externos y así mejorar procesos.
• Operaciones de ingresos: proporciona información de ingresos y mejores previsiones mediante la organización de los datos de los clientes de distintos sistemas internos de la empresa.
• Compensación: automatiza el cálculo y la administración de las comisiones, y proprociona información detallada sobre ganancias pasadas y potenciales.
• Capacitación: proporciona a los equipos herramientas que les ayudan a interactuar más eficazmente con sus clientes potenciales y existentes.
• Ludificación: motiva a los equipos introduciendo un elemento de competitividad en las métricas de rendimiento, clasificando y evaluando en función de puntuaciones extraídas del sistema de CRM.
• Formación: ayuda a los representantes a modificar y maximizar comportamientos que mejorarán sus resultados.

A continuación se enumeran 16 conocidas plataformas para que puedas empezar a analizarlas.

1. Zendesk Sell: CRM de ventas y gestión de clientes

Zendesk es uno de los principales proveedores de software de administración de las relaciones con los clientes. Lo utilizan más de 170 000 empresas de todo el mundo. Nuestras eficaces herramientas de ventas ayudan a las empresas a crear relaciones duraderas con los clientes, y a aumentar los beneficios y la reputación en su sector.

Para ayudar a los clientes a maximizar el uso del software, Zendesk ofrece muchas de las funciones de otras plataformas: software de gestión de contactos, software de gestión de leads, seguimiento de actividades y administración del conocimiento, entre muchas otras.

A pesar de ofrecer todas esas funciones, Zendesk es fácil de usar. Su intuitiva interfaz permite personalizar el embudo de ventas de forma que se adapte a la perfección a la estrategia de ventas.

Funciones

• Seguimiento de ventas
• Seguimiento de correos electrónicos
• Personalización
• Marcador automático de llamadas
• Integración de calendario
• Herramientas de colaboración
• Acceso móvil
• Panel de ventas
• Formularios personalizables

2. Software de formación de ventas: Lessonly

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Lessonly es una plataforma de aprendizaje en equipo con herramientas empresariales de incorporación y formación. En la actualidad, da servicio a muchas empresas y a organizaciones corporativas. Su principal atractivo es el enfoque de aprendizaje mixto unido a un sólido sistema de entrega de contenido.

Gracias a Lessonly, las empresas pueden formar a los empleados hasta un 62 % más rápido, porque los paquetes de formación, capacitación y tutoría son sencillos y eficaces. Lessonly es una buena opción para la formación de profesionales a cualquier escala, sobre todo en organizaciones de ventas.

Funciones

• Aprendizaje mixto
• Creación de cursos incorporada
• Entrega de contenido
• Seguimiento de habilidades
• Métricas de rendimiento
• Herramientas de presentación
• Establecimiento y seguimiento de objetivos

3. Software de marcado automático: Talkdesk

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Talkdesk es una herramienta de nube para centros de llamadas destinada a empresas centradas en los clientes y con 5 agentes como mínimo. Ofrece integraciones con más de 25 herramientas empresariales y tiene una larga lista de funciones: entrada con teclado telefónico, texto a voz y marcador automático, entre otras

Lleva tiempo ayudando a organizaciones de todo el mundo a crear una mejor experiencia de cliente a través de una plataforma de CS de nube con opciones de implementación flexibles y arquitectura nativa de nube.

También ofrece un interesante SLA de tiempo de actividad, actualizaciones de estado en tiempo real y software de producción para datos de clientes.

Funciones

• IVR/reconocimiento de voz
• Chat en tiempo real
• Personalización de voz
• VoIP
• Grabación de llamadas
• Marcador progresivo
• Archivado y conservación

4. Software de ludificación de ventas: Ambition

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Los juegos son divertidos, el trabajo es necesario. Afortunadamente, Ambition combina las dos cosas.

Ambition se ha diseñado para organizaciones empresariales y de mercado medio. Ofrece funciones de motivación de equipos como gestión de concursos, marcadores y métricas de rendimiento.

Ha sido elegido recientemente el producto "más implementable" de su categoría, característica que es en gran medida el motivo por el que tiene tanta aceptación.

Además de ludificación, Ambition ofrece diversas herramientas de gestión del rendimiento, soluciones de analítica y software de tutoría.

Funciones

• Panel
• Pruebas de referencia
• Incorporación
• Vías/recorridos de aprendizaje
• Gestión de comentarios
• Ludificación
• Establecimiento y seguimiento de objetivos

5. Software de analítica de contratos: Affinitext

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Affinitext es una solución de gestión de contratos que cuenta con un formato de documentos inteligente (IDF) que utiliza la IA para obtener y compartir información corporativa.

Gracias a ese formato se protege todo el valor de los documentos esenciales para la empresa, ya que se trata de un formato con IA líder del sector. En consecuencia, compartir, entender y proteger documentos es más fácil que nunca.

Funciones

• Extracción de datos
• Informes y paneles de control
• Colaboración en los contratos
• Notificaciones y recordatorios
• Archivos adjuntos a contratos

6. Software de capacitación de ventas: Seismic

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Seismic es una herramienta de capacitación de ventas con funciones como publicación automatizada, procesamiento por lotes y sincronización de datos. Recientemente, la empresa ha adquirido Lessonly, que ya hemos descrito, y da servicio a millones de usuarios.

Sus soluciones de ventas permiten que los usuarios trabajen con mayor rapidez y que el crecimiento se acelere en función de las necesidades. Todo esto se consigue con las métricas imprescindibles que la plataforma proporciona y cuantifica.

El objetivo es aumentar la captación de compradores y ayudar a las empresas a diferenciarse.

Funciones

• Captación de leads
• Gestión de recursos digitales
• Formularios electrónicos
• Uso compartido de archivos
• Métricas de rendimiento
• Edición de texto
• Compatibilidad con vídeo

7. Software de Gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM): Linksquares

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Linksquares es una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos con tecnología de IA destinada a empresas con repositorios de más de 2000 contratos y acuerdos firmados.

Así es como funciona: Linksquares lee, analiza, identifica y extrae los datos estructurados de un contrato. De esta forma, se obtiene un conjunto de datos procedentes de una enorme cantidad de contratos.

Entender todos los aspectos de un contrato es esencial, sobre todo porque una empresa depende de ellos. Linksquares ayuda entender los contratos a gran escala.

Muchas empresas aprovechan ya su completo y diverso conjunto de funciones.

Funciones

• Seguimiento del cumplimiento
• Seguimiento de la finalización
• Firma electrónica
• Control de versiones
• Plantillas preconfiguradas
• Búsqueda de texto completo
• Gestión del flujo de trabajo

8. Software de compensación para ventas: CaptivateIQ

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CaptiveIQ proporciona a los usuarios las herramientas necesarias para gestionar la compensación. Se ha diseñado para empresas con 15 empleados o más que cobran comisiones y tiene funciones como gestión del cumplimiento, comisión para las agencias y estractos de la compensación.

El objetivo es crear incentivos atractivos para los empleados y que los equipos que trabajan con los clientes entiendan mejor sus objetivos y planes de compensación. Es evidente que cuando los empleados conocen sus objetivos suelen obtenerlos con mayor rapidez.

Funciones

• Programación de comisiones
• Calculadora de comisiones
• Comisiones progresivas
• Comisiones por niveles
• Gestión de incentivos
• Modelos de planes de compensación
• Comisiones distribuidas

9. Software de gestión de contratos: PandaDoc

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PandaDoc es una herramienta de gestión de contratos con funciones para la redacción, negociación y firma de contratos. PandaDoc es líder en la gestión de contratos gracias a la captura de firmas móvil y diversas soluciones de seguimiento y entrega.

Todo comprador de software de gestión de contratos debe considerarla una opción muy interesante.

Funciones

• Captura de firmas móvil
• Facturación online
• Autenticación
• Entrega de contenido
• Cálculo de impuestos
• Métricas de rendimiento
• Seguimiento de la finalización

10. Software de Optimización de los ingresos que se obtienen con los clientes (CRO): ClosePlan

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ClosePlan se ha diseñado para los equipos de ventas B2B. Es una plataforma de optimización de los ingresos que se obtienen con los clientes y tiene funciones de gestión de objetivos, gráficos de datos y modelos de atribución, entre otras.

Funciones

• Analítica de conductas
• Gestión de las acciones
• Herramientas de colaboración
• Perfiles de clientes
• Importación y exportación de datos
• Análisis de tendencias
• Panel

11. Software de inteligencia de ventas: LinkedIn Sales Navigator

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LinkedIn Sales Navigator es una función adicional de LinkedIn que permite conectarse a su enorme base de datos de contactos empresariales. Ofrece distintas opciones de paquetes, como profesional o corporativo, y tiene funciones como creador de leads, integración con CRM y mensajería privada.

Funciones

• Captación de leads
• Consolidación de leads
• Segmentación de leads

12. Software de firma electrónica: DocuSign

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DocuSign es una plataforma de software de firma electrónica que elimina tareas en papel como envío por fax, impresión y escaneado. Tiene su sede en San Francisco y es uno de los líderes del sector de firma electrónica de contratos en distintos dispositivos.

Funciones

• Seguimiento de auditoría
• Autenticación
• Plantillas personalizables
• Captura de firmas móvil
• Firma de varios interesados
• Seguimiento del avance de las tareas
• Analítica de documentos

13. Software de ventas de campo: SalesRabbit

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SalesRabbit está pensado para los equipos que tienen representantes de campo y tiene funciones de uso en cualquier lugar como gestión de territorios, imágenes de documentos y herramientas de presentación.

Su exclusiva aplicación de ventas en el exterior optimiza la gestión de equipos, leads, cualificación y contratos.

SalesRabbit es una buena opción para optimizar el pipeline de ventas en el exterior.

Funciones

• Entrega de contenido
• Extracción de datos
• Gestión de objetivos
• Captación de leads
• Consolidación de leads
• Gestión de la formación
• Gestión de pedidos de trabajo

14. Software de gestión de partners: PartnerStack

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PartnerStack es una solución de gestión de partners destinada a colaboraciones, filiales y remisiones SaaS para B2B. Tiene funciones como seguimiento de remisiones, analítica de canal y marketing multicanal.

Funciones

• Gestión de bonificaciones
• Participación en canales sociales
• Programa de recompensas
• Gestión de campañas
• Gestión de defensores
• Gestión de comisiones
• Detección de fraude

15. Software de asistente de ventas con IA People.ai

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People.ai es una plataforma de gestión de ventas pedictiva, o asistente de ventas con IA, destinada a los responsables de equipos. Su objetivo es facilitar la gestión de los empleados mediante diversas soluciones de ventas, marketing e ingresos para empresas de cualquier tamaño, y todo ello con tecnología de IA de última generación.

Funciones

• Análitica y seguimiento del ROI
• Trazado del recorrido del cliente
• Pronóstico de ventas
• Análisis estadístico
• Métricas de rendimiento
• Gestión de canales
• Gestión de oportunidades

16. Software de operaciones de ingresos: Clari

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Clari se ha diseñado para acortar los ciclos de ventas en empresas B2B. Tiene funciones de IA y automatización que proporcionan una visibilidad total.

De pronósticos a gestión del pipeline, esta plataforma de operaciones de ingresos simplifica el proceso de los ingresos de principio a fin. Todas las operaciones pasan a ser más eficaces y predecibles.

Funciones

• Informes de excepciones
• Modelos dinámicos
• Presentación gráfica de los datos
• Análisis de tendencias
• Análisis estadístico
• Métricas de rendimiento
• Panel

En el mercado hay muchos sistemas de software de ventas y cada proveedor hace todo lo posible por demostrar que es la mejor opción posible. Sin embargo, todas las plataformas no son adecuadas para ti y tu equipo.

Antes de elegir una herramienta de ventas, debes dar varios pasos para asegurarte de que seleccionas la mejor solución para tu empresa.

Acepta con honestidad los puntos fuertes y débiles de tu ciclo de ventas

Cuando vayas a invertir en herramientas de ventas, analiza la situación actual de tu empresa. Habla con todos los equipos y determina dónde van bien y dónde necesitan ayuda.

Haz una lista de tus puntos fuertes y débiles, para después determinar qué plataformas de ventas son indicadas para las operaciones de la empresa. Es posible que esto lleve cierto tiempo, pero lo recuperarás posteriormente si eliges las plataformas acertadas.

Sé realista y determina tu capacidad de TI

Los desarrolladores de software tratan de diseñar plataformas fáciles de usar, pero aún así habrá un periodo de aprendizaje.

Piensa en el futuro

Si tienes planes de crecimiento para tu empresa, asegúrate de que el software que compres se puede adaptar a la necesidades futuras, porque no tiene sentido familiarizarse con una plataforma que se va a tener que abandonar más adelante si no puede crecer al ritmo de tu negocio.

Aunque tus operaciones tengan una escala pequeña actualmente, puede analizar las plataformas que se usan en grandes empresas. Muchos proveedores ofrecen versiones reducidas de sus plataformas, como CRM para pequeñas empresas. Puedes aprender los principios básicos ahora y las funciones más complejas cuando lo necesite el negocio.

Empaqueta las opciones de software

Como ya hemos dicho, hay muchas plataformas de software de ventas para elegir, pero incluso con integraciones, las cosas se complican si se usan muchas diferentes. Recuerda que la finalidad de usar herramientas de ventas es simplificar los procesos y las operaciones.

Analiza las necesidades y trata de encontrar plataformas de software que tengan varias funciones. Por ejemplo, hay plataformas de CRM que ofrecen complementos y otras herramientas útiles. La ventaja de empaquetar las herramientas de ventas es que los usuarios tendrán que familiarizarse con menos plataformas y los procesos serán más homogéneos en general.

Prueba el software

La mejor forma para saber si una plataforma es la adecuada es probarla. Muchos proveedores permiten probar su software mediante una versión gratis para pocos usuarios o bien mediante una prueba sin costes. Reduce las opciones a las que te parezcan las mejores.

A continuación, regístrate en una prueba gratuita y dedica tiempo suficiente a probarla. Solo si pruebas la plataforma sabrás si un software de ventas es el más adecuado para tu equipo.