Software de base de datos de clientes

Para cualquier negocio, los datos de los clientes valen su peso en oro, pero solo cuando puedes organizarlos y utilizarlos. Ahí es donde entra en juego el software de gestión de las relaciones con los clientes. Todo empieza por un sistema organizado, tanto si quieres informar a los clientes sobre una nueva oferta especial de uno de tus productos como si quieres asegurarte cierto número de clientes nuevos en un mes. En este artículo, hablaremos de lo que hay que buscar en una base de datos de información de clientes y presentaremos nuestras 10 recomendaciones principales.

En este artículo vamos a tratar lo siguiente:

• Definición de un software de base de datos de clientes
• Ventajas de un software de base de datos de clientes
• Mejores prácticas de una base de datos de CRM
• Una lista de los mejores software de información de clientes para 2021
• Un resumen de las 10 mejores soluciones de software de gestión de clientes
• Prueba Zendesk: Inicia tu prueba gratis

Podrías utilizar hojas de cálculo para anotar manualmente toda la información sobre cada uno de tus clientes, pero nadie quiere hacerlo. Puede que ni siquiera sea viable. Un software de base de datos de clientes permite recopilar todo lo que se quiere registrar sobre un cliente y sincronizarlo con un perfil en el sistema. Todas las interacciones que se mantienen con un cliente quedan registradas. Las bases de datos de información de clientes también se conocen como sistemas de gestión de la relación con el cliente o CRM.

¿Cuáles son las características de un software de base de datos de clientes?

En los sistemas de software de CRM se puede encontrar una gran variedad de funciones, pero con algunas principales.

• Recopilar clientes potenciales e información: Uno de los principales objetivos de un CRM es recopilar los datos e interacciones de los clientes en una ubicación central.
• Gestionar un pipeline: Con una base de datos de información de clientes, puedes configurar visualizaciones del pipeline de ventas para que los agentes puedan realizar un seguimiento de los clientes potenciales.
• Comunicarse con los clientes potenciales y actuales: Una herramienta de base de datos de clientes te permite comunicarte con los clientes potenciales y actuales desde dentro de la plataforma.
• Integraciones: Los sistemas pueden proporcionar cualquier número de integraciones nativas junto con el acceso a la API para que puedas crear tus propias integraciones.
• Análisis e informes: Con una buena solución de base de datos de clientes podrás ver y exportar una variedad de informes.
• Varios usuarios: Los programas de datos de clientes admiten varios usuarios para que los responsables de ventas y el personal puedan acceder al programa con inicios de sesión individuales.

¿Cómo se crea una base de datos de servicio de atención al cliente?

Tener clientes no significa que tener una base de datos de clientes. Para crear una base de datos, hay que recopilar sistemáticamente información sobre cada cliente y guardarla en una ubicación central. Hay varias formas habituales de crear una base de datos de información sobre los clientes:

• Recopilar información sobre los clientes potenciales y actuales a través de formularios web
• Introducir la información de dirección de correo electrónico de una empresa en la base de datos
• Recopilar información a través del chat de la web
• Llamar directamente a los clientes potenciales y registrar sus datos en la parte administrativa o con transcripciones

Muchas pequeñas empresas empiezan con una hoja de cálculo básica de todos sus clientes. La buena noticia es que se pueden importar archivos CSV directamente a los sistemas actuales de software de CRM. Una vez configurado, puedes empezar a añadir nuevos clientes potenciales y más información sobre los clientes actuales.

La diferencia entre gestionar la información de los clientes en hojas de cálculo y utilizar un CRM es como la diferencia entre caminar y conducir un coche deportivo. Piensa en un software de servicio al cliente como si añadieras ruedas a tu operación de ventas. Cuando cuentas con un buen sistema de datos de clientes, puede llegar mucho más lejos en el mismo tiempo. Estas son algunas de las ventajas de un software de base de datos de clientes:

• Consultar el estado de tu pipeline de un vistazo
• Prever las ventas con datos precisos
• Actualizar automáticamente los datos de los clientes a través de canales, como los formularios y el chat de la web
• Obtener información a partir de informes precisos
• Automatizar las tareas que llevan mucho tiempo, como los correos electrónicos de seguimiento
• Colaborar con otros miembros del equipo en tiempo real
• Mantener los datos, notas, documentos, métricas, información de contacto y registros en un solo lugar

Esto es lo que hay que buscar en una solución de software de base de datos de clientes.

Velocidad

Los programas actuales deben tener una tasa de actualización rápida, que es el tiempo que tardan los datos de los clientes en actualizarse en el sistema. Los sistemas rápidos permiten a los agentes disponer de información actualizada incluso mientras hablan con los clientes en tiempo real. Asimismo, el sistema debe ser lo suficientemente rápido como para manejar el volumen de datos que necesita procesar.

Eficiencia

El uso de una base de datos de servicio de atención al cliente ayudará a los miembros del equipo a mejorar su eficacia a la hora de aumentar las relaciones con los clientes y cerrar las ventas. Un software de base de datos de clientes debe facilitar la transferencia automática y sencilla de la información dentro de la plataforma y entre las aplicaciones integradas.

Curva de aprendizaje manejable

Otro aspecto que hay que tener en cuenta es el tiempo que los empleadas tardan en ponerse al día con el nuevo programa de base de datos de clientes. Hay que encontrar un equilibrio entre el número de funciones y las opciones de personalización que hay disponibles y lo que se va a utilizar en el día a día. Si lo necesitas todo, tienes que asegurarte de que el programa tenga una buena demostración y una sección de educación que te permita agilizar la adopción del sistema.

Software de gestión de datos de clientes fluido

Los clientes no deberían notar nada diferente o inusual cuando recopilas su información. Es decir, los formularios, widgets y otros canales de comunicación que utilices con el software de base de datos de CRM deben integrarse en el diseño de tu sitio web de forma fluida. Las herramientas que son buenas también debería permitir armonizar la satisfacción del cliente y los esfuerzos de generación de clientes potenciales en un solo sistema.

Hoy en día en el mercado se puede encontrar una amplia gama de programas de bases de datos de información de clientes. Algunos son mejores para pequeñas empresas y startups, mientras que otros son específicos para grandes empresas. Estas son nuestras 10 recomendaciones principales.

1. Zendesk

Zendesk ofrece un completo sistema de CRM y gestión de bases de datos de clientes para empresas de todos los tamaños.

Cada día, el software de base de datos de clientes de Zendesk gestiona 4,6 millones de interacciones entre las empresas y sus clientes. Y con nuestra biblioteca gratis de recursos de experiencia de cliente, puedes conocer las mejores prácticas de más de 50.000 organizaciones, incluidas empresas de tu sector. Para que puedas aprender de los mejores e implementar inmediatamente esas prácticas en tu negocio.

El software de base de datos de CRM de Zendesk está diseñado específicamente para reducir la fricción, eliminar los silos de información y aumentar la eficiencia. Se acabó el andar por páginas de hojas de cálculo obsoletas. Con Zendesk, puedes personalizar los informes, eliminar las hojas de cálculo y obtener información sobre el estado de tu base de clientes. Así podrás saber fácilmente cómo funciona tu cliente actual y cómo se puede mejorar aún más.

Si te preocupa cambiar a un software de gestión de datos de clientes por la complejidad informática, no te preocupes, porque el software de Zendesk está preconfigurado. No supondrá ninguna interrupción para el equipo ni tendrás que llamar al departamento de TI para que actualice el sistema. Nuestras integraciones de software funcionan sin problemas con el resto de herramientas que tienes y se amplían fácilmente para adaptarse a las ventas de tu negocio. Así que Zendesk es fácil de implementar y está diseñado para ampliarse con tu negocio.

Zendesk Sell es un CRM de servicio completo. Puedes utilizarlo para crear clientes potenciales, automatizar los contactos, aumentar la productividad y cerrar más operaciones. Algunas de sus funciones son el análisis de llamadas, el seguimiento de mensajes SMS o los scripts. También puedes fomentar las interacciones con Reach. Lo mejor de todo es que el CRM se integra con el resto de Zendesk, de modo que puedes utilizar todas las funciones del sistema de tickets y del centro de ayuda al mismo tiempo.

Funciones de Zendesk

• Sistema de creación del pipeline de ventas
• Seguimiento del correo electrónico con notificaciones push
• Automatización de las interacciones
• Aplicación para dispositivos móviles para poder acceder desde cualquier lugar
• Inicio de sesión único
• Colaboración en equipo
• Informes y análisis
• Plataforma omnicanal
• Solución en la nube segura
• API e integraciones de aplicaciones nativas
• Notas y scripts de llamadas
• Atención al cliente integral desde Zendesk

2. CRM de Zoho

El CRM de Zoho, muy valorado, funciona para una gran variedad de empresas.

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Zoho ofrece una gran cantidad de productos SaaS y su CRM fue su oferta original en 2005. Si ya utilizas otras aplicaciones en el ecosistema de Zoho, añadir el CRM no te costará nada. Zoho ofrece una solución de CRM de servicio integral apta para empresas de todos los tamaños y ofrece un montón de opciones de personalización para la configuración de los flujos de trabajo.

Las pymes pueden utilizar el CRM de Zoho para gestionar clientes potenciales, prever las ventas, automatizar los flujos de trabajo y gestionar los documentos correspondientes a cada cliente potencial. El panel de control es fácil de usar y ayuda al personal de ventas a centrarse en sus tareas. La versión gratuita limita la base de datos de clientes a 100.000 registros, mientras que los niveles superiores permiten un número ilimitado de registros. Una de las características más interesante es el asistente de IA de Zoho, llamado Zia, que ayuda al personal de ventas a buscar entre los datos del CRM.

Características de Zoho

• Solución omnicanal
• Análisis
• Automatización del marketing
• Automatización del pipeline de ventas
• Personalización
• Sistema de creación del proceso de ventas
• Integraciones nativas + API
• Ludificación
• Sistema de creación del proceso de ventas

Más información sobre la aplicación Zendesk para Zoho

3. CRM de HubSpot

El CRM de HubSpot puede ser una buena opción para las pequeñas y medianas empresas.

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Desde su fundación en 2004, HubSpot ha crecido hasta convertirse en una popular plataforma de marketing y ventas para muchas empresas. La plataforma ayuda a los departamentos separados a trabajar juntos con un único conjunto de herramientas para marketing, servicio de atención al cliente, ventas y gestión de contenidos. El CRM de HubSpot está orientado a las pequeñas y medianas empresas y tiene suficientes características para este tipo de organizaciones.

Con HubSpot puedes organizar tu proceso de ventas y ponerte en contacto con los clientes potenciales directamente desde el software de la base de datos de clientes. El CRM de HubSpot tiene una opción gratuita, pero está limitada a 15 minutos de llamadas, 200 notificaciones, 5 plantillas de correo electrónico y 5 documentos por usuario al mes. Los planes superiores aumentan los límites y añaden funciones como análisis de ventas, transcripciones de llamadas y manuales de ventas.

Características del CRM de HubSpot

• Pipeline de acuerdos
• Chat en vivo
• Analítica de ventas
• Personalización
• Pronósticos
• Automatización
• Integración con Slack
• Inicio de sesión único

Más información sobre la aplicación Zendesk for HubSpot

4. CRM de Freshworks

El CRM de Freshworks atrae a las pequeñas empresas por su facilidad de uso.

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El CRM de Freshworks (antes Freshsales) se centra en las pymes que quieren simplificar las cosas. Puede que no incluya tantas opciones de personalización como otros productos de la competencia, pero los clientes aprecian que Freshworks esté preconfigurado y listo para usar. La interfaz limpia promueve la concentración y el programa tiene un montón de funciones para el seguimiento de los clientes potenciales, la interacción con los clientes potenciales y la gestión del pipeline.

Una buena característica es que Freshworks rellena automáticamente el archivo de un cliente potencial con la información que hay disponible en su cuenta de las redes sociales. Esto te puede dar una idea de qué es lo que le gusta al cliente potencial. Freshworks también ofrece un asistente de IA llamado Freddy, con el que puedes destacar los contactos de riesgo y analizar los datos de ventas.

Características de Freshworks

• Hasta 5.000 contactos activos
• Etapas del ciclo de vida de los contactos
• Contactos de correo electrónico, chat, web y teléfono
• Segmentación por comportamiento
• Puntuación de contactos
• Dominios personalizados
• Bot de generación de clientes potenciales
• Personalización
• Automatización de ventas

5. Salesforce

Con este software de CRM experto se puede manejar cualquier tamaño de empresa.

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Salesforce creó su primer producto de CRM en 1999, cuando no se podía utilizar el teléfono e Internet al mismo tiempo. En la actualidad, Salesforce ofrece un software de base de datos de clientes de máxima calidad junto con una serie de aplicaciones de back office para empresas. El producto de CRM se llama Sales Cloud y ofrece todo lo que se puede esperar de una plataforma de ventas de nivel empresarial.

Las empresas pueden sacar mucho provecho de Salesforce, desde la gestión de contactos y herramientas de marketing hasta informes de ventas y los flujos de trabajo personalizados. De hecho, se puede personalizar casi todo, hasta la pantalla de inicio. Aunque algunos usuarios pueden pensar que ponerlo en marcha requiere mucho trabajo, hay muchos cursos en línea que te explican cómo utilizar Salesforce.

Características de Salesforce

• Gestión de contactos
• Gestión de oportunidades y clientes potenciales
• Informes y paneles de control
• Aplicación para dispositivos móviles
• Integración del correo electrónico
• Pronóstico de ventas
• Flujos de trabajo personalizados
• Gestión de datos

Más información sobre la integración de la aplicación Salesforce con Zendesk.

6. Bitrix24

El CRM de Bitrix24 es una opción gratuita para equipos pequeños.

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Bitrix24 existe desde 2012. Ofrece una plataforma de comunicación empresarial completa que incluye CRM, uso compartido de archivos, programación o gestión de proyectos, entre otros. El CRM es bastante amplio y ofrece una serie de características útiles. Bitrix24 tiene un plan gratuito que suele tener un límite de 12 usuarios, pero la compañía aumentó el límite para ayudar a las empresas durante la pandemia del COVID-19. La versión gratuita sigue teniendo otros límites de almacenamiento, tareas y comunicaciones.

Algunas de sus características son la automatización del contacto, clientes potenciales ilimitados, una vista de Kanban y pipelines personalizados. Bitrix24 también incluye una opción de autoalojamiento por si quieres instalar su software de código abierto en tu propio hardware. Es decir, si te manejas con las actualizaciones y el mantenimiento del servidor.

Características de Bitrix24

• Almacenamiento en línea
• Perfiles de clientes
• Derechos de acceso a CRM
• Software para chat en vivo
• API e integraciones nativas
• Informes y análisis
• Herramientas de marketing de CRM
• Seguimiento de llamadas
• Integración del correo electrónico

7. CRM de Pipedrive

Pipedrive es un CRM fácil de usar enfocado a las pequeñas empresas.

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Pipedrive comenzó en 2010 con un sistema de CRM diseñado para facilitar el trabajo de los profesionales de las ventas. Mientras que otras plataformas como Zoho y HubSpot ofrecen varios tipos de herramientas, Pipedrive es solo un CRM. Esto permite que se pueda configurar fácilmente y se integra de forma nativa con otras aplicaciones para ampliar su funcionalidad. Pipedrive ofrece cuatro planes principales más dos complementos para la generación de clientes potenciales y los análisis web.

El software de datos de clientes incluye la gestión de acuerdos, el catálogo de productos, un pipeline personalizable, integración del correo electrónico, entre otros. Al igual que ocurre con la mayoría de las herramientas de CRM, puedes automatizar diversas tareas para que el proceso de ventas sea más eficiente. En general, Pipedrive puede ser una herramienta útil para las pymes que buscan una opción de CRM autónoma.

Características de Pipedrive

• Chatbot y formularios web personalizados
• Seguimiento del historial de contactos
• Automatización de las tareas repetitivas
• Informes e información
• Aplicación para dispositivos móviles
• Recordatorios de actividades
• Pipeline de ventas visual
• Inicio de sesión único

Más información sobre la aplicación Zendesk para Pipedrive

8. CRM de Apptivo

Apptivo ofrece un software de base de datos de CRM muy completo.

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Fundada en 2009, Apptivo ha crecido hasta ofrecer un conjunto de aplicaciones centradas en la gestión de contactos, la gestión de proyectos, la facturación y la comunicación. Uno de los aspectos que diferencia a Apptivo es que ofrece un gestor de contactos básico sin un pipeline o sistema de facturación. Esta opción es una solución sencilla para las pequeñas empresas que solo necesitan hacer un seguimiento de la interacción con los clientes.

Aparte de esto, la base de datos de servicio de atención al cliente de Apptivo puede adaptarse a empresas y corporaciones más grandes con flujos de trabajo personalizados, varios pipelines, automatización del correo electrónico y gestión de datos. El sistema permite generar clientes potenciales a través de un formulario web, un correo electrónico directo, una importación de CSV y una entrada manual. Apptivo también ofrece una variedad de aplicaciones propias de gestión de la relación con el cliente para aumentar la funcionalidad.

Características de Apptivo

• Chatbot y formularios web personalizados
• Seguimiento del historial de contactos
• Automatización de las tareas repetitivas
• Informes e información
• Aplicación para dispositivos móviles
• Recordatorios de actividades
• Pipeline de ventas visual
• Inicio de sesión único

9. CRM de Keap

Keap sincroniza las herramientas de CRM con el marketing para las pymes.

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Keap (antes Infusionsoft) es un conjunto de herramientas centradas en el CRM y el marketing. La empresa se basa en la idea de que los departamentos de ventas y de marketing pueden mejorar sus resultados cuando colaboran. El uso de una plataforma para ambos departamentos puede mejorar la eficiencia. Una suscripción al software de base de datos de clientes de Keap incluye acceso al CRM, automatización de marketing, procesamiento de pagos, marketing por correo electrónico y gestión del pipeline de ventas.

El plan de nivel de entrada de Keap está orientado específicamente a emprendedores y nuevas empresas. Lo que antes era Infusionsoft ahora se conoce como Keap Max Classic, y es la oferta de nivel empresarial. La interfaz de usuario de Keap es atractiva y cuenta con un sistema fácil de arrastrar y soltar para crear flujos de trabajo y pipelines.

Características de Keap

• Pipeline de ventas visual
• Automatización para CRM y marketing
• Procesamiento de pagos
• Aplicación para dispositivos móviles
• Mensajes SMS y llamadas telefónicas
• Informes y análisis
• Marketing por correo electrónico
• Programación de citas

10. CRM de Monday

Monday.com ofrece un sistema de CRM básico orientado a la productividad de los equipos.

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Pero puede que no necesites una herramienta de software de base de datos de clientes en toda regla para trabajar. Si solo necesitas una funcionalidad básica de base de datos de clientes en una plataforma fácil de usar, Monday sería una buena opción. Aunque la empresa se conoce más por sus funciones de trabajo en equipo, el sistema de CRM puede ser suficiente para que las pymes gestionen los clientes potenciales y su información.

Monday.com ofrece formularios personalizados para captar clientes potenciales en tu sitio web y páginas de destino, y puedes utilizar la automatización para ahorrar tiempo en las tareas repetitivas. Uno de los mejores aspectos es que el diseño del pipeline de ventas, la gestión de contactos y los paneles de control de acuerdos son similares al diseño de la programación. Si estás familiarizado con el uso de Monday para la gestión de tareas, te resultará muy fácil utilizar la plataforma de datos de clientes.

Características de Monday

• Pipeline de ventas
• Gestión de contactos
• Captación de clientes potenciales
• Proyectos de clientes
• Actividades de marketing
• Gestión de pedidos
• Atención al cliente
• Tareas y proyectos de equipo

Más información sobre la aplicación Zendesk para Monday.com

Aquí tienes un cuadro comparativo de las 10 mejores selecciones:

Zendesk admite integraciones nativas para Zoho, HubSpot, Salesforce, Pipedrive y Monday. Zendesk también se conecta con Freshworks, Bitrix24, Apptivo y Keap a través de la integración de PieSync.