Tu guía para los CRM en la nube

Año tras año, empresas de todos los tamaños y sectores descubren las ventajas de utilizar software de gestión de las relaciones con los clientes para mantener relaciones duraderas con sus clientes. Y dado el enorme cambio hacia el trabajo remoto, muchas empresas pueden usar software basado en la nube para operar con más libertad que con el software local.

En esta guía completa veremos por qué este tipo de software es cada vez más popular entre las empresas de hoy. También analizaremos algunos de los mejores proveedores de CRM en la nube que actualmente lideran el mercado.

• ¿Qué es un CRM basado en la nube?
• ¿Cuáles son sus ventajas?
• ¿Cuáles son sus principales características?
• Las mejores 15 soluciones CRM
• ¿Cómo elegir el mejor CRM de ventas basado en la nube?
• Preguntas frecuentes
• ¿Te gustaría probar un CRM de ventas en la nube de forma gratuita?

Un CRM basado en la nube es un software de gestión de las relaciones con los clientes alojado en los servidores del proveedor de CRM y al que pueden acceder tus clientes a través de internet. A este tipo de software también se le llama software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés). Además, es distinto del software local/instalado, que tiene costes iniciales más altos y diferentes requisitos en cuanto al personal.

¿Cómo funciona?

Con un sistema CRM basado en la nube, el proveedor es el propietario de toda la infraestructura que ejecuta el software y el encargado de mantenerla. Las empresas que usan la aplicación de CRM ejecuta el software en sus ordenadores a través de una conexión a internet.

Pero es el proveedor de CRM es el que mantiene y protege los datos de la empresa en sus propias instalaciones. De este modo, se evita a las empresas afrontar grandes costes iniciales que supone configurar el tipo de infraestructura necesaria para almacenar y proteger dichos datos.

Sin embargo, con el software local/instalado, la empresa es tanto la propietaria como la encargada del mantenimiento de los servidores, las redes, la seguridad y el hardware necesarios para instalar y ejecutar el programa. Contar con los recursos adecuados para alojar y gestionar esta cantidad de datos requiere costes iniciales importantes. Y, en líneas generales, requiere contar con una persona de TI dedicada que se encargue del mantenimiento del software en el centro de datos.

¿Por qué usar uno?

Toda empresa preocupada por satisfacer a sus clientes debería usar algún tipo de sistema CRM de ventas. Es una herramienta fantástica para gestionar contactos, obtener información valiosa sobre los clientes y automatizar tareas que consumen mucho tiempo. Pero no todas las empresas tienen los recursos necesarios para crear y mantener el tipo de infraestructura necesaria para ejecutar el software CRM local. Por este mismo motivo, hay muchas empresas que deciden invertir en una aplicación de CRM en la nube.

Usar un software de ventas a la carta para gestionar la base de los clientes es una manera rentable de gestionar todos tus datos CRM sin tener que afrontar un enorme gasto inicial.

Las plataformas de CRM de ventas en la nube se han diseñado para ser fáciles de usar; existen muchos proveedores de CRM en la nube que ofrecen múltiples funciones de soporte, como el soporte telefónico en directo las 24/7, una base de conocimientos bien abastecida y opciones de chat con asistencia forma rápida.

¿Quién debería usar uno?

Las empresas de cualquier tamaño y sector utilizan el software CRM para fomentar y mantener una base de clientes satisfechos. Pero debido a los costes iniciales que supone instalar software en las instalaciones, una solución CRM en la nube es especialmente beneficiosa para aquellas empresas que buscan las ventajas de una potente plataforma de gestión de las relaciones con los clientes sin gastar dinero en la infraestructura necesaria para respaldarla.

Muchas aplicaciones de ventas de hoy están disponibles bajo demanda, lo que requiere pagos mensuales o anuales para mantener el hardware y la seguridad de la plataforma. El CRM en la nube es una excelente herramienta digital para pequeñas empresas, tiendas de comercio electrónico, organizaciones sin fines de lucro, equipos de ventas y cualquier otra persona que recurra a una base de clientes sustancial capaz de respaldar un negocio próspero.

Las ventajas de usar un CRM basado en la nube impactan en todos los sectores involucrados en la atención al cliente. Desde el servicio de atención al cliente hasta el marketing, desde el equipo de TI hasta el de ventas, las soluciones CRM basadas en la nube ayudan a ahorrar tiempo y mejoran la productividad. Ofrece a los equipos mejores oportunidades de crecimiento que nunca.

Si está buscando una solución CRM de ventas en la nube para manejar tu proceso de CRM, estas son algunas de las ventajas que obtendrás para tu negocio.

• Coste inicial reducido.El software de CRM basado en la nube no se instala ni se aloja en tus servidores. Lo que significa que no tienes que pagar por el hardware, el espacio y la seguridad que necesitarías para instalar un sistema de CRM local. Para ejecutar tu CRM en la nube, todo lo que necesitas es acceso a internet, un ordenador o dispositivo y el sistema operativo adecuado, cosas que la mayoría de las empresas ya tienen y saben cómo operar.
• Actualizaciones y mantenimiento sin esfuerzo.Dado que el hardware que ejecuta la plataforma no pertenece a tu empresa, no tienes que organizar las actualizaciones y el mantenimiento necesarios para que funcione sin problemas. En cambio, es tarea del proveedor de la nube de CRM de ventas corregir los errores a medida que vayan surgiendo, manejar las migraciones de datos, actualizar el software y garantizar la seguridad de sus clientes y negocios.
• Empleados conectados.Con los datos de tu CRM almacenados de forma segura en la nube, todo tu equipo podrá acceder a ellos cuando trabajen, tanto desde la oficina, de forma remota en casa o en sus desplazamientos. Tu equipo estará conectado y actualizado con la información más reciente y precisa del cliente, la cual podrán actualizar y añadir desde cualquier sitio.
• Seguridad de confianza.Las mejores herramientas de CRM basadas en la nube integran sólidas medidas de seguridad y certificaciones destinadas a proteger la información de tu empresa y de sus clientes. Además, saber que las copias de seguridad periódicas mitigan el peligro de perder datos de forma permanente debido a accidentes o problemas técnicos da cierta tranquilidad.
• Espacio para el crecimiento.Las plataformas SaaS de CRM se han diseñado para ser flexibles, de modo que puedan equiparse para servir a una amplia gama de empresas de cualquier tipo y tamaño. Y las mejores plataformas de CRM se han diseñado para escalar con tu negocio. A medida que tu negocio crece, las herramientas de CRM basadas en la nube permiten a tu empresa incluir fácilmente nuevas funciones y productos para manejar un volumen de clientes más grande. De esta manera, no corres el riesgo de que las capacidades de tu software se queden pequeñas.
• Crea recorridos de clientes generadores de fidelidad.La ventaja definitiva de usar un CRM es construir una sólida base de clientes capar de respaldar el crecimiento de tu empresa. Las aplicaciones de CRM en la nube permiten a las empresas identificar exactamente dónde debe cambiar su proceso de ventas, de este modo pueden desarrollar una base de clientes fiel que siga eligiéndolos por encima de la competencia.

Si bien algunas plataformas de CRM incluyen largas listas de funciones útiles, otras ofrecen una selección más pequeña. A continuación verás algunas de las funciones de CRM en la nube más importantes para maximizar la productividad y aprovechar al máximo tu software:

• Sistema de gestión de contactos:Almacena y organiza información valiosa de clientes y detalles de contacto. Las plataformas más sofisticadas también permitirán a los usuarios realizar un seguimiento de las comunicaciones vinculadas a tus contactos, programar citas y reuniones, así como gestionar documentos.
• Panel de ventas: Una imagen única visual de los datos de ventas en tiempo real. Consulta los KPI, haz un seguimiento de los objetivos y mide el rendimiento en comparación con números anteriores para estar al tanto de tus objetivos.
• Acceso móvil: Utiliza la nube para hacer negocios durante los desplazamientos. El CRM móvil permite a los usuarios acceder y almacenar datos en cualquier dispositivo móvil, incluso en zonas con servicio móvil irregular o inexistente.
• Copias de seguridad de datos: Las copias de seguridad frecuentes se encargan de que los datos de tus clientes estén siempre seguros y accesibles, independientemente de si algo desafortunado le sucede a tu hardware.
• Software para el pipeline de ventas: Haz un seguimiento de los leads a través de tu pipeline mediante la creación de un proceso paso a paso para convertir líderes en clientes, gestionar actividades de ventas y estar al día con las cuotas.
• Integraciones: Conecta con otras aplicaciones empresariales populares como Gmail, Outlook y WordPress, así no tendrás que cambiar de navegador al usar otras plataformas.

Las 15 mejores plataformas de software de CRM en la nube

Zendesk Sell

En cuanto a las funciones más intuitivas y eficientes de una plataforma de seguimiento de ventas, Zendesk se encuentra entre las opciones líderes dentro del mercado actual. Su interfaz de usuario personalizable y basada en la nube está disponible para aplicaciones de escritorio y móviles, de modo que los equipos pueden conectarse con sus datos y entre ellos, independientemente desde donde hagan negocios. Su aplicación móvil puede incluso acceder a datos en zonas donde el servicio es irregular, por lo que la ubicación nunca supondrá una barrera.

Además, la integración fluida de la aplicación de Zendesk te permite seguir usando Panel de CRM

Software para el seguimiento de leads

Herramientas de automatización

Portal de autoservicio

Generación de leads

Integración en redes sociales

Informes y analítica

Monday.com

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Inicialmente desarrollada para la gestión de proyectos, la solución CRM de monday.com ha ganado cierta popularidad por su sencilla interfaz de usuario. Una característica destacada es su función de arrastrar y soltar, lo cual permite editar de forma sencilla a la hora de organizar leads dentro de las tablas y entre ellas.

No obstante, equipos más grandes pueden terminar teniendo problemas con el sistema de precios de monday.com. Dado que cada paquete incluye un máximo de 200 usuarios, las empresas que pretendan contratar planes para equipos más grandes que superen los 200 usuarios deben ponerse en contacto con monday.com para recibir presupuesto por parte de un representante.

Principales características:

• Herramientas de gestión de proyectos
• Acciones activadas por eventos
• Planificación de actividades
• Analítica y seguimiento del ROI
• Seguimiento de recomendaciones
• Panel de Kanban

HubSpot

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Popular por su versión gratuita y su colección de funciones de pago por uso, Hubspot es uno de los mayores competidores en el mercado de CRM. Además de sus funciones de CRM de ventas, también incluye productos SaaS para marketing, servicio de atención al cliente y gestión de contenido.

Hubspot se ha diseñado específicamente para equipos en crecimiento, por lo que incluye algunas de las funciones de CRM más básicas, como la gestión de contactos y la gestión de leads. También cuenta con funciones para rastrear y medir métricas de rendimiento; de este modo, los gestores pueden formar a sus equipos para lograr mayor éxito.

Principales características:

• Control de respuestas por correo electrónico
• Gestión de pipelines de ventas
• Panel de actividades
• Páginas de destino y formularios web
• Integración en redes sociales
• Portal de autoservicio

Zoho CRM

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Zoho CRM ofrece características como la gestión de pipelines, un asistente conversacional con tecnología de IA y gestión de tareas. Una de las características más populares de Zoho CRM es su capacidad de personalización, que permite a los usuarios crear básicamente su propia versión de Zoho.

Otra de las características centrales de Zoho CRM es su CommandCenter, que permite a los usuarios crear recorridos de clientes sumamente personalizados. Asimismo, los usuarios pueden disfrutar de su soporte de comunicaciones omnicanal para interactuar con los clientes a través de diferentes plataformas populares.

Principales características:

• Asistente conversacional con tecnología de IA
• Herramientas de prospección
• Seguimiento de recomendaciones
• Integración en chat interno
• Herramientas de colaboración
• Pruebas A/B

Pipedrive

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Pipedrive, equipado con un diseño sencillo y una interfaz de usuario visualmente atractiva, es la solución CRM preferida por los usuarios que no son expertos en codificación. Ofrece una amplia gama de integraciones de terceros e incluye características como herramientas de colaboración, acceso móvil y gestión de pipelines de ventas.

Pipedrive brinda soporte por parte de representantes en directo 24/7 para ayudar con la instalación o dudas. Sin embargo, el plan más económico de Pipedrive no incluye algunos elementos cruciales, como el seguimiento de mensajes abiertos y el envío de correos electrónicos grupales.

Principales características:

• Gestión de colas de llamadas
• Gestión de churn
• Herramientas de colaboración
• Calendario/sistema de recordatorios
• Seguimiento de interacciones
• Integraciones de terceros

Copper

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Diseñado para gestionar ventas y hacer crecer las relaciones con los clientes, el sistema CRM de Copper es uno de los principales favoritos entre las pequeñas empresas. Incluye funciones útiles como marketing por correo electrónico, pronóstico de ventas e integración de redes sociales.

Copper se ha creado específicamente para usuarios de G-Suite, de modo que si más bien eres usuario de Outlook, es posible que esta no sea tu plataforma. Esta potente integración de G-Suite permite a los usuarios actualizar automáticamente sus registros en función de las conversaciones dentro de Gmail y sincronizar reuniones con contactos.

Principales características:

• Marketing por correo electrónico
• Gestión de pipelines de ventas
• Pronósticos
• Gestión de tareas
• Gestión de canales
• Herramientas de colaboración

Freshsales

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Freshsales, utilizado principalmente por los equipos de ventas y marketing, es un potente CRM que promete agilizar el crecimiento y la gestión de las relaciones con los clientes. Freshsales destaca por su empresa matriz Freshdesk, que ofrece productos empresariales adicionales que pueden usarse junto con el CRM. Dichos servicios incluyen equipos de recursos humanos (Freshteam) y gestión de servicios de TI (Freshservice).

Además, Freshsales cuenta con un asistente con tecnología de IA llamado Freddy, que ayuda a brindar información a las empresas con recomendaciones basadas en datos y sugiere los siguientes pasos a tomar.

Principales características:

• Información con tecnología de IA
• Gestión de campañas
• Gestión de leads
• Segmentación
• Portal de autoservicio
• Automatización del marketing

EngageBay

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Engagebay ─un centro único para ventas, marketing y soporte─ es un paquete de CRM polivalente que proporciona una amplia gama de funciones organizativas. También cuenta con un equipo de servicio de atención al cliente con gran capacidad de respuesta, lo que hace que la resolución de problemas sea rápida y sencilla.

Las funciones incluidas en la plataforma de Engagebay son la gestión de la base de conocimientos, la programación en tiempo real y el seguimiento de conversiones. Engagebay también tiene una tabla de marcadores de ventas útil para fomentar una comunidad de ventas de alto rendimiento.

Principales características:

• Soporte para chat en línea
• Respuestas automáticas
• Marcador progresivo
• Informes y analítica
• Pronóstico de ventas
• Generación de leads

Creatio

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Anteriormente conocido como bpm'online, Creatio ofrece una amplia colección de funciones de CRM diseñadas para brindar flexibilidad y escalabilidad. Incluye funciones para crear experiencias de clientes sumamente personalizadas sin necesidad de contar con sólidos conocimientos en codificación. Las empresas medianas y grandes utilizan Creatio para gestionar todo el recorrido del cliente de manera eficiente.

Creatio ofrece funciones estándar de CRM como gestión de pipelines, automatización de marketing, gestión de leads y segmentación. Sin embargo, uno de los inconvenientes de la plataforma de Creatio que se menciona en las reseñas es que sus páginas no se actualizan en tiempo real y deben actualizarse manualmente una vez terminado el proceso comercial.

Principales características:

• Automatización del marketing
• Integración de escritorios
• Métricas de rendimiento
• Calendario/sistema de recordatorios
• Gestión de pipelines
• Segmentación

Salesforce

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Dado que Salesforce domina casi el 20 % del mercado de CRM, es uno de los proveedores de CRM más populares del mercado. Salesforce incluye una amplia gama de funciones, como el seguimiento de actividades, el seguimiento de referencias y las métricas de rendimiento. Una de las funciones más populares de Salesforce es su asistente de voz Einstein, que graba notas de conversaciones y brinda informes diarios personalizados.

Al igual que muchos proveedores de CRM, Salesforce dispone de una aplicación móvil que permite a los equipos de ventas llevar consigo su negocio cuando se desplazan. Su función Mobile Publisher permite a los usuarios crear aplicaciones en coherencia con la marca. Pueden personalizar el color, los iconos y los nombres que ven sus empleados.

Principales características:

• Seguimiento de correos electrónicos
• Generación integral de informes
• Pronóstico de ventas
• Gestión de oportunidades
• Análisis predictivo
• Panel de actividades

Keap

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Anteriormente Infusionsoft, Keap es una solución CRM que funciona mejor para las empresas de comercio electrónico. Ofrece funciones populares como automatizaciones de marketing o plantillas personalizables, así como un creador de campañas visualmente atractivo. Keap también ofrece más de 2500 integraciones, de modo que es compatible con la mayoría de las aplicaciones de ventas más utilizadas.

Otra característica popular es su manual con el que los usuarios pueden crearse una perspectiva integral en materia de marketing y ventas utilizando la metodología propia de Keap. También cuenta con un sistema de programación automatizado y simplificado que sincroniza calendarios entre dispositivos móviles y de escritorio al que es posible acceder desde cualquier sitio.

Principales características:

• Segmentación avanzada de clientes
• Plantillas
• Campañas Drip
• Seguimiento de relaciones
• Seguimiento de visitas a la página web
• Métricas de rendimiento

Apptivo

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La fortaleza de Apptivo radica en el valor de su variedad de aplicaciones empresariales y disponibles a un precio competitivo. La plataforma proporciona una completa gama de servicios, desde ventas y marketing hasta facturación y soporte, y promete brindar una vista integral de su base de clientes a fin de promover la sinergia en todo el sistema.

Apptivo brinda una gama de funciones útiles de CRM, como la segmentación para dividir poblaciones de clientes y la gestión de tareas para estar al día con las actividades de ventas. También dispone de productos para gestionar tareas de ventas, como informes de gastos móviles, facturación en línea y gestión de proyectos.

Principales características:

• Gestión de marketing
• Presupuestos
• Gestión de territorios
• Cualificación de leads
• Integración en chat interno
• Calendario/sistema de recordatorios

SugarCRM

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Este CRM asequible y completo ofrece información detallada sobre las experiencias de los clientes que ayuda a las empresas a obtener y mantener unas relaciones valiosas con los clientes. Una de las mejores características de SugarCRM es su sólida capacidad para integrar aplicaciones de terceros. De este modo, puedes conectarlo con tus aplicaciones empresariales favoritas.

SugarCRM promete deshacerse de los puntos ciegos de una empresa, conectándolos con los datos de sus clientes de una manera nueva y perspicaz.

Principales características:

• Integración de escritorios
• Portal de atención al cliente
• Gestión de leads
• Automatización con tecnología de IA
• Puntuación personalizable
• Segmentación

Less Annoying

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Less Annoying, especializado en satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas, ayuda a los usuarios a aumentar su impacto y a gestionar los clientes sin mucho caos al principio. Hace honor a su nombre con respecto a su amplia gama de personalizaciones y su interfaz de usuario sencilla.

Less Annoying ofrece muchas de las funciones de CRM más populares, como la gestión de pipelines de ventas, el portal de autoservicio y la segmentación de leads. Ofrece igualmente planes con precios por usuario para controlar quién tiene acceso a qué datos al iniciar sesión.

Principales características:

• Panel
• Gestión de campañas
• Gestión de tareas
• Seguimiento de relaciones
• Automatización del marketing
• Gestión de ventas de campo

SAP

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Dado que cuenta con sólidas funciones de análisis de datos, marketing en redes sociales y campañas multicanal, SAP es una solución CRM sólida para interactuar con los clientes. Su plataforma de CRM se ha utilizado en industrias como la moda, los productos de consumo, la alta tecnología, los seguros y la automoción.

SAP promete ayudar a las empresas a obtener un mejor conocimiento del cliente a fin de crear experiencias todavía más superpersonalizadas que impulsen el compromiso. Además de su plataforma de CRM, SAP también ofrece otros productos relacionados con el negocio, como sus plataformas Supply Chain Management y Human Capital Management.

Principales características:

• Gestión de contactos
• Gestión de contratos con los clientes
• Integración de escritorios
• Integración de ERP
• Generación de documentos de salida
• Integración en redes sociales

Añadir nuevo software a tus operaciones empresariales es una gran decisión. Si bien hay que afrontar menos costes iniciales asociados con una aplicación de CRM basada en la nube, todavía hay que considerar una inversión mensual o anual.

Siempre puedes cancelar la suscripción si consideras que alguna plataforma en particular no encaja con tu equipo. Pero es mejor hacer una primera investigación para no estar constantemente recorriendo plataformas con la esperanza de encontrar la correcta.

He aquí algunos pasos a considerar a la hora de elegir una plataforma:

Existen diferentes tipos de plataformas de CRM, por lo tanto, sea cual sea la que elijas, debe contar con funciones que te ayuden a alcanzar tus objetivos únicos. Estudia tu proceso de ventas actual y tu sistema de gestión de contactos. Haz una lista de las posibles características de CRM más efectivas para agilizar tu proceso.

Si acabas de empezar en el negocio y no estás seguro de qué funciones necesitas, existen proveedores de CRM para pequeñas empresas que tienen funciones y productos diseñados específicamente para nuevas empresas que pretenden crecer.

Considera cómo y dónde trabaja tu equipo. Si en tu empresa tienes personal del equipo que trabaja de forma remota o en la carretera, una aplicación de CRM móvil puede resultar una herramienta valiosa. Muchas aplicaciones de CRM móvil permiten el acceso sin conexión, de este modo puedes registrar y actualizar datos incluso en zonas con un servicio irregular.

Una interfaz intuitiva es clave para empezar a trabajar con el nuevo software. Comprueba que cualquier proveedor de CRM que elijas prometa facilidad de uso. De lo contrario, perderás más tiempo lidiando con dolores de cabeza que haciendo un mejor uso de tu CRM. Un CRM sencillo debería tener una navegación fluida y una funcionalidad que no te haga perder el tiempo ni te dé dolores de cabeza.

Antes de comprometerte con el software, deberías saber qué tipo de soporte ofrecen en caso de que las cosas salgan mal. Comprueba si ofrecen soporte telefónico 24/7 por parte de representantes en directo, así como una amplia base de conocimientos. Los proveedores de CRM con un sistema de soporte superior tendrán mayor disponibilidad a la hora de ayudarte a resolver problemas con tu software.

La mejor manera de saber si un sistema de CRM bajo demanda es adecuado para ti es probar su plataforma antes de comprarla. Esta es la única forma de saber con certeza si te gusta su aspecto y rendimiento. Especialmente si aprovechas ese tiempo para sumergirte también en las mejores prácticas de CRM.